Quản lý liên hệ & tài khoản
Liên hệ là con người; Tài khoản là công ty họ trực thuộc. Cả hai hỗ trợ trường tùy chỉnh (định nghĩa một lần trong Cài đặt), nhãn và gán người phụ trách, giúp bạn ghi nhận đúng thông tin doanh nghiệp cần mà không phải chờ lập trình viên. XBuddy chủ động phát hiện trùng lặp để cơ sở dữ liệu luôn sạch khi dữ liệu đổ vào từ import, biểu mẫu web và nhập tay.
Mở Liên hệ
Vào CRM → Liên hệ và nhấn Liên hệ mới. Điền tên, email, số điện thoại và liên kết liên hệ với một Tài khoản để hoạt động được tổng hợp đúng ở cấp công ty.
Thêm trường tùy chỉnh
Bất kỳ trường nào doanh nghiệp cần (ngành, ngân sách, khu vực, ngày gia hạn hợp đồng) được định nghĩa một lần tại CRM → Cài đặt → Trường tùy chỉnh và tự động xuất hiện trên biểu mẫu liên hệ cho mọi người dùng — không cần cấu hình theo từng bản ghi.
Xử lý trùng lặp
Mở CRM → Liên hệ trùng lặp. XBuddy so sánh liên hệ theo các trường then chốt và liệt kê các cặp nghi trùng song song; xem xét từng cặp và nhấn Gộp để hợp nhất thành một bản ghi, giữ nguyên toàn bộ lịch sử hoạt động, cơ hội và ghi chú từ cả hai.
Tổng hợp ở cấp Tài khoản
Mở CRM → Tài khoản để xem hồ sơ công ty tổng hợp mọi liên hệ, cơ hội và hợp đồng liên quan trong một màn hình — hữu ích khi nhiều người tại cùng khách hàng tham gia vào một cơ hội.
12 tab trên một liên hệ
Tab nằm trong URL, nên tab nào cũng đánh dấu hoặc chia sẻ được: /crm/contacts/:id?tab=financials.
| Tab | URL | Hiển thị | Cần quyền |
|---|---|---|---|
| Tổng quan | ?tab=overview | Thẻ tóm tắt, điểm số, lần theo dõi kế tiếp | — (mặc định) |
| Hồ sơ | ?tab=profile | Trường cá nhân, tiểu sử, chân dung khách | — |
| Công ty | ?tab=company | Liên kết tới tài khoản nơi làm việc | — |
| Cơ hội | ?tab=deals | Cơ hội gắn với liên hệ này | — |
| Hoạt động | ?tab=activity | Dòng thời gian đầy đủ | — |
| Cuộc gọi | ?tab=calls | Nhật ký gọi và nút Ghi nhận cuộc gọi | — |
| Hỗ trợ | ?tab=support | Ticket helpdesk và ticket dịch vụ | tickets:read cho helpdesk; service_management:read cho ticket dịch vụ |
| Tài chính | ?tab=financials | Hóa đơn, báo giá, giao dịch POS, lịch sử mua | invoices:read (module Tài chính); quotations:read (module Bán hàng); pos:use cho dòng POS |
| Marketing | ?tab=marketing | Tư cách thành viên chiến dịch | campaigns:read |
| Sức khỏe | ?tab=health | Điểm sức khỏe khách hàng và gia hạn | customer-health:read; renewals:read cho khối gia hạn |
| Hợp đồng | ?tab=contracts | Hợp đồng CRM và hợp đồng dịch vụ | — |
| Playbook | ?tab=playbooks | Lượt chạy playbook của Customer Success | playbooks:complete_task để tick hoàn thành |
Tab không bị ẩn khi bạn thiếu quyền — tab vẫn mở, chỉ là khối bị gác bên trong không có gì. Nếu tab Tài chính trống với người này mà đầy với người kia, hãy so invoices:read và module Tài chính của họ, đừng nghi bản ghi liên hệ.
12 tab trên một tài khoản
| Tab | Hiển thị | Cần quyền |
|---|---|---|
| Tổng quan | Thông tin doanh nghiệp, người phụ trách, cảnh báo sức khỏe đang mở | health-alerts:read cho khối cảnh báo |
| Liên hệ | Người thuộc tài khoản này | — |
| Quan hệ | Sơ đồ công ty mẹ, công ty con, chi nhánh | — |
| Cơ hội | Khách hàng tiềm năng và cơ hội đang mở | — |
| Chấm điểm | Điểm tài khoản và tính lại | account-health:write để tính lại |
| Hoạt động | Dòng thời gian | — |
| Cuộc gọi | Nhật ký gọi | — |
| Hỗ trợ | Ticket | service_management:write để tạo mới |
| Tài chính | Hóa đơn | invoices:read (module Tài chính) |
| Đơn hàng | Đơn bán hàng | sales_orders:read (module Bán hàng) |
| Hợp đồng | Hợp đồng dịch vụ và pháp lý | — |
| Sức khỏe | Điểm sức khỏe tài khoản | account-health:read |
Khác với liên hệ và cơ hội, tab của tài khoản không nằm trong URL. /crm/accounts/:id luôn mở ở Tổng quan, và bạn không gửi được link trỏ thẳng vào tab Tài chính của một tài khoản. Hãy gửi link tài khoản kèm câu “bấm sang tab nào”.