Giới hạn, xử lý sự cố & FAQ
Giới hạn và ràng buộc
| Ràng buộc | Chi tiết |
|---|---|
| Bút toán phải cân | Tổng Nợ bằng tổng Có, sai lệch ≤ 0,01; tối thiểu hai dòng; một dòng không vừa Nợ vừa Có |
| Chỉ tài khoản lá nhận bút toán | Tài khoản còn con đang hoạt động bị từ chối |
| Kỳ đã khoá không nhận gì | Phải mở lại tường minh, và lần mở lại được ghi log |
| Bút toán đã ghi sổ không bao giờ được sửa | Huỷ nó — hệ thống ghi bút toán ĐẢO, không xoá bản gốc |
| Mẫu báo cáo pháp định theo chuẩn mực của công ty | Chart không phải hệ Việt Nam nhận báo cáo generic, không phải một mẫu đội tên thông tư |
| Loại tỷ giá không thay thế được cho nhau | Chứng từ dùng tỷ giá giao dịch, số dư cuối kỳ dùng tỷ giá cuối kỳ, KQKD hợp nhất dùng tỷ giá bình quân |
| Hợp nhất chỉ intra-tenant | Pháp nhân chưa mở Company trên tenant không vào P&L/BS hợp nhất, không mirror Invoice→Bill, không vào báo cáo sai lệch liên công ty |
Xử lý sự cố
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| Chứng từ báo ghi sổ thất bại | Tài khoản đích là tài khoản tổng hợp, hoặc khoá ánh xạ chưa đặt | Mở /accounting/posting-rules, trỏ vào tài khoản lá, rồi ghi sổ lại |
| Tờ khai VAT ra ít hơn hẳn so với hoá đơn | Bút toán rơi vào tài khoản thuế cha thay vì tiểu khoản | Xem con số VAT đầu ra chưa phân loại trên màn hình tờ khai; sửa ánh xạ và ghi sổ lại |
| Báo cáo hiện mọi dòng bằng 0 trên chart không phải VN | Mẫu pháp định chỉ áp cho chart hệ Việt Nam | Dùng báo cáo KQKD và lưu chuyển tiền generic |
| Thanh toán đã ghi sổ mà hoá đơn vẫn còn nợ | Thanh toán được phân bổ cho chứng từ khác | Mở phiếu thanh toán và kiểm tra phần phân bổ |
| Lưu chuyển tiền không đối chiếu được | Không phân giải được tập tài khoản tiền trên chart này | Báo cáo nói thẳng điều đó thay vì hiện 0 — hãy khai ánh xạ finance.cash |
| Không mở lại được kỳ đã đóng | Bạn thiếu accounting:close | Nhờ quản trị kế toán |
| Hai công ty trong một tenant hiện số liệu lẫn nhau | Một báo cáo chạy mà không lọc công ty | Mọi truy vấn kế toán đều lọc company_id — gặp trường hợp này hãy báo |
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể đổi chuẩn mực kế toán sau khi vận hành không? Có. Chuyển chuẩn mực trình bày thay đổi mẫu báo cáo tương lai và preset hệ thống tài khoản nhưng không bao giờ thay đổi lịch sử bút toán đã ghi — số dư sổ cái không bị ảnh hưởng.
Làm sao sửa bút toán trong kỳ đã khóa? Ghi bút toán đảo trong kỳ mở hiện tại và ghi lại đúng số tiền. Kỳ đã khóa là bất biến theo thiết kế để tuân thủ kiểm toán.
Tôi có phải dùng mọi tài khoản trong hệ thống nạp sẵn không? Không. Tài khoản không dùng đơn giản mang số dư 0. Bạn cũng có thể thêm tài khoản tùy chỉnh; các mẫu bắt buộc tổng hợp chúng qua loại tài khoản và ánh xạ MISA.
Vì sao một giao dịch không tạo bút toán? Kiểm tra Đồng bộ kế toán — một chứng từ nguồn có thể ghi sổ thất bại do thiếu ánh xạ tài khoản. Sửa ánh xạ trong Quy tắc hạch toán và chạy lại đồng bộ.
Tôi có thể nhập những định dạng tệp nào vào Bank Feeds?
CSV, văn bản thuần, và Excel (.xlsx). XBuddy tự nhận diện dấu phân cách là dấu phẩy, tab, hoặc chấm phẩy, và đọc được cả tiêu đề cột tiếng Anh lẫn tiếng Việt (có dấu hoặc không), nên phần lớn tệp xuất từ ngân hàng — kể cả bảng tính bạn đã định dạng lại bằng tay — dùng được ngay mà không cần chuẩn bị thêm. Dùng nút Tải mẫu để có sẵn bố cục nếu bạn bắt đầu từ đầu.
Tôi có xuất được dòng sao kê ngân hàng không? Có, dưới dạng CSV hoặc Excel, ngay trên trang Bank Feeds — hữu ích để lưu trữ một kỳ đã đối chiếu hoặc xem lại ngoài XBuddy.
Vì sao các tỷ số tài chính của tôi trông khác so với trước đây? Tỷ số và vốn lưu động trên các báo cáo như Sức khỏe tài chính nay được tính nhất quán từ sổ cái, nhóm theo loại tài khoản, thay vì từ tổng sổ chi tiết có thể đôi khi lệch khỏi sổ sách. Nếu một con số đã đổi, góc nhìn sổ cái là góc nhìn chính xác hơn — bạn có thể đào thẳng vào đó từ báo cáo.
Vì sao một báo cáo hiện “không tính được” thay vì một con số? Điều đó có nghĩa XBuddy chưa thể tính đáng tin cậy chỉ số đó — thường vì một loại tài khoản chưa được gán trong Hệ thống tài khoản — thay vì hiện một số 0 dễ bị hiểu nhầm là một kết quả thật.
Công ty con không dùng XBuddy thì hợp nhất thế nào? Mở pháp nhân thành Company cùng tenant, hoặc cộng/loại trừ đủ nhóm trên Excel. Elimination nháp không thêm cột sổ công ty ngoài. Không có nhập Trial Balance pháp nhân ngoài hay đối chiếu Invoice một chiều.