Trả hàng, giấy báo Nợ, và xác nhận dịch vụ
Ba chứng từ sau mua: trả hàng lại, điều chỉnh số phải trả, và xác nhận dịch vụ trước khi lập hóa đơn.
Khi nào dùng
Dùng trả hàng nhà cung cấp khi hàng thực tế gửi trả, giấy báo Nợ khi chỉ thay đổi về tiền, và xác nhận dịch vụ khi mua dịch vụ không có phiếu nhập kho.
Trước khi bắt đầu
- Trang:
/procurement/vendor-returns,/procurement/debit-notes,/procurement/service-confirmations; xem cầnprocurement:read, xác nhận dịch vụ cầnservice_confirmations:read. - Duyệt và huỷ (void) trả hàng, giấy báo Nợ cần quyền duyệt của mua hàng; xác nhận hoặc void xác nhận dịch vụ cần quyền duyệt xác nhận dịch vụ; lập hóa đơn cần quyền ghi hóa đơn.
- Công tắc
procurement.vendor_return_grv(mặc định bật) vàprocurement.vendor_return_landed_cost_recovery(mặc định tắt) điều khiển phiếu trả hàng và thu hồi chi phí mua hàng.
Từng bước
Xử lý hàng trả lại
Vào Mua hàng → Trả hàng nhà cung cấp (/procurement/vendor-returns) để trả hàng lỗi hoặc giao thừa, bắt đầu từ GRN. Phiếu trả được duyệt, gửi đi rồi hoàn tất; khi gửi đi, hàng xuất khỏi kho và ghi bút toán.
Lập giấy báo Nợ
Dùng Mua hàng → Phiếu ghi nợ (/procurement/debit-notes) cho điều chỉnh giá và giao thiếu. Duyệt để ghi điều chỉnh công nợ phải trả. Giấy báo Nợ cũng có thể đi sau một phiếu trả hàng.
Xác nhận dịch vụ
Với tư vấn, lắp đặt hoặc thuê ngoài, dùng Mua hàng → Xác nhận dịch vụ (/procurement/service-confirmations) để xác nhận hoàn thành trên PO dịch vụ, rồi lập hóa đơn nhà cung cấp từ đó.
Đảo khi cần
Phiếu trả đã gửi có thể void để nhập lại kho và đảo bút toán. Giấy báo Nợ có thể huỷ khi còn nháp hoặc void sau khi đã duyệt.
Vòng đời chứng từ
| Chứng từ | Các bước | Đảo ngược |
|---|---|---|
| Trả hàng nhà cung cấp | Nháp, duyệt, gửi, hoàn tất | Void (bị chặn khi còn giấy báo Nợ đang hiệu lực liên kết) |
| Giấy báo Nợ | Nháp, duyệt | Huỷ khi nháp; void sau khi duyệt |
| Xác nhận dịch vụ | Nháp, xác nhận, lập hóa đơn | Void (bị chặn khi còn hóa đơn đang hiệu lực liên kết) |
Mẹo và lỗi thường gặp
- Chọn Trả hàng khi có chuyển động kho và Giấy báo Nợ khi không có.
- Hãy void giấy báo Nợ hoặc hóa đơn liên kết trước, nếu không việc void bị từ chối.
- Lập hóa đơn dịch vụ từ phiếu xác nhận để giữ liên kết chứng từ.
- Trả hàng và giấy báo Nợ theo phạm vi dữ liệu; bạn chỉ thấy chứng từ trong phạm vi của mình.