Thanh toán — một hàng đợi, bốn mô hình
Mọi đường thanh toán trong Quản lý dịch vụ — dù công việc được bán ra sao — đều hội tụ về cùng một hàng đợi rà soát Thanh toán, nơi người duyệt biến các khoản đã đưa vào hàng đợi thành hóa đơn nháp trong Tài chính chỉ với một cú nhấp. Không có gì được xuất hóa đơn tự động; đưa vào hàng đợi và tạo hóa đơn luôn là hai bước riêng, đều do con người xác nhận.
Xuất hóa đơn tự động không tồn tại trong Quản lý dịch vụ, theo thiết kế. Mọi mô hình dưới đây đều đưa các khoản tính phí vào hàng đợi; một người rà soát và tạo hóa đơn. Điều này giữ cho một dòng chấm công sai hoặc một mốc chưa hoàn tất không thể biến thành hóa đơn gửi khách trước khi ai đó kiểm tra.
1. Dịch vụ đơn lẻ
Đường đơn giản nhất: một khối công việc độc lập, bán một lần và xuất hóa đơn một lần.
Bán: Báo giá → khách chấp nhận → chuyển thành Đơn dịch vụ. Xuất hóa đơn: Xuất hóa đơn trực tiếp từ Đơn dịch vụ khi công việc đã giao. Hỗ trợ xuất từng phần, nên bạn có thể xuất hóa đơn cho một phần của đơn (ví dụ tiền cọc, hoặc công việc đã hoàn thành tới nay) mà không cần chờ toàn bộ đơn đóng lại.
2. Dự án giá cố định (theo mốc)
Cho công việc lớn hơn, định giá trọn gói nhưng giao theo giai đoạn.
Bán: Đơn dịch vụ + Hợp đồng + Dự án, với đơn được chia thành các mốc có giá. Xuất hóa đơn: Hoàn thành một mốc → nó được đưa vào hàng đợi Thanh toán → tạo hóa đơn cho giai đoạn đó. Mỗi mốc xuất hóa đơn độc lập khi hoàn thành, nên một dự án dài tạo ra một chuỗi hóa đơn gắn với tiến độ thật thay vì một hóa đơn duy nhất ở cuối.
3. Theo giờ & vật tư (T&M)
Cho công việc xuất hóa đơn theo số giờ thực làm dựa trên bảng giá hợp đồng.
Bán: một Hợp đồng thiết lập là T&M, định nghĩa bảng giá mà chấm công định giá theo. Xuất hóa đơn: duyệt chấm công tính phí → đưa vào hàng đợi → tạo hóa đơn gộp (giờ × đơn giá) cho kỳ thanh toán. Phụ lục hợp đồng (xem trên) là cách một đơn giá T&M thay đổi giữa hợp đồng mà không mất lịch sử những gì đã xuất hóa đơn trước thay đổi.
4. Retainer / định kỳ
Cho quan hệ liên tục xuất hóa đơn theo nhịp cố định bất kể số giờ thực trong kỳ đó.
Bán: một Hợp đồng thiết lập là retainer, có chu kỳ thanh toán xác định (hàng tháng, hàng quý,…). Xuất hóa đơn: mỗi chu kỳ, hệ thống tự động đưa một sự kiện thanh toán vào hàng đợi — cần bật Lập hóa đơn retainer định kỳ trong Cài đặt → Tính năng dịch vụ → Thanh toán trước. Người duyệt vẫn rà soát và tạo hóa đơn mỗi chu kỳ; tự động hóa chỉ xử lý việc đưa vào hàng đợi, không xử lý việc gửi đi.
Tóm tắt
| Mô hình | Cách bán | Cách xuất hóa đơn |
|---|---|---|
| Dịch vụ đơn lẻ | Báo giá → Đơn dịch vụ | Xuất hóa đơn trực tiếp từ đơn dịch vụ (hỗ trợ xuất từng phần) |
| Dự án giá cố định | Đơn dịch vụ + Hợp đồng + Dự án với các mốc có giá trị | Hoàn thành mốc → đưa vào hàng đợi Thanh toán → tạo hóa đơn cho giai đoạn đó |
| Theo giờ & vật tư (T&M) | Hợp đồng (T&M) + bảng chấm công | Duyệt giờ tính phí → đưa vào hàng đợi → tạo hóa đơn gộp (giờ × đơn giá) |
| Retainer / định kỳ | Hợp đồng (retainer) có chu kỳ thanh toán | Mỗi chu kỳ hệ thống tự đưa một sự kiện thanh toán vào hàng đợi (bật Lập hóa đơn retainer định kỳ trong Cài đặt → Tính năng dịch vụ → Thanh toán); rà soát và xuất hóa đơn |