Ngân sách và kiểm soát chi phí dự án
Khi nào dùng
Dùng dự toán có phiên bản khi thay đổi ngân sách cần có người duyệt, hoặc khi bạn muốn so sánh kế hoạch với chi tiêu thực tế và chặn chi vượt trước khi xảy ra.
Trước khi bắt đầu
- Ai có
projects:readđều xem được ngân sách và so sánh kế hoạch với thực tế. - Tạo hoặc gửi duyệt một phiên bản dự toán cần
projects:readcộngproject_budgets:write. Duyệt hoặc từ chối cầnproject_budgets:approve. - Tính lại giá vốn nhân công cần
projects:readcộngaccounting:write. projects.budget_enforcementlà lựa chọn với các giá trị như tắt (mặc định), cảnh báo và chặn. Nó kiểm tra chi phí mới so với ngân sách còn lại của dự án.projects.budget_approval_required(mặc định tắt) làm ngân sách dự án chỉ lấy từ phiên bản đã duyệt. Không sửa tay được và dự án không chuyển sang đang thực hiện khi chưa có phiên bản được duyệt.projects.labor_cost_from_internal_rate(bật) lấy giá vốn nhân công từ đơn giá nội bộ của Kế toán theo vị trí hoặc cấp của nhân viên.projects.separate_cost_bill_rate(mặc định tắt, bật với công ty mới) cho phép giá vốn khác giá bán.
Các bước
Lập phiên bản dự toán
Mở tab Budget của dự án và tạo một phiên bản dự toán. Điền các dòng theo khoản mục, hoặc sinh dòng từ kế hoạch dự án.
Gửi duyệt
Gửi phiên bản đi. Người duyệt có project_budgets:approve sẽ duyệt hoặc từ chối.
So sánh kế hoạch và thực tế
Dùng so sánh kế hoạch với thực tế trong dự án, hoặc Ngân sách & Chi phí (/projects/budget) cho mọi dự án. Chi tiêu được tính trên nhân công, chi phí, đơn mua hàng và lệnh công việc.
Bật kiểm soát ngân sách
Trong Cài Đặt (/projects/settings) đặt projects.budget_enforcement là cảnh báo hoặc chặn, để chi phí mới được kiểm tra với phần còn lại.
Tính lại giá vốn nhân công
Nếu đơn giá nội bộ đã đổi, hãy tính lại giá vốn nhân công của dự án để giờ cũ dùng đúng đơn giá.
Trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nháp | Phiên bản đang được soạn. |
| Đã gửi | Đang chờ người duyệt. |
| Đã duyệt | Phiên bản này là ngân sách của dự án. |
| Từ chối | Bị trả lại; hãy tạo hoặc sửa phiên bản khác. |
Mẹo & lỗi thường gặp
- Hãy bật kiểm soát ở mức cảnh báo trước, rồi chuyển sang chặn khi mọi người đã quen với các con số.
- Khi bắt buộc duyệt, bạn không sửa trực tiếp ngân sách được. Hãy tạo phiên bản mới.
- Ngân sách khác tiền tệ với chi tiêu sẽ được báo rõ chứ không bị cộng lẫn lặng lẽ.
- Thiếu đơn giá nội bộ làm giá vốn nhân công bằng 0. Hãy kiểm tra đơn giá trước khi tin vào biên lợi nhuận.