Đơn thanh toán/hoàn ứng chi phí

Loại đề xuất Đơn đề nghị thanh toán / hoàn ứng cho phép nhân viên kê chi tiết những gì đã chi — ngày phát sinh, nhà cung cấp/người nhận, hình thức thanh toán, và một hoặc nhiều dòng chi phí với số lượng, đơn giá, thuế — đính kèm chứng từ, và chạy qua chuỗi phê duyệt như mọi loại đề xuất khác.

Sau khi đề xuất duyệt xong toàn bộ chuỗi, XBuddy tự động sinh nó thành một Expense thật: dòng chi phí, số tiền, và tệp đính kèm được chuyển sang, và Expense được tạo ra đã ở trạng thái đã duyệt, sẵn sàng thanh toán — không có bước duyệt thứ hai trên chính Expense đó. Đơn gốc và Expense sinh ra vẫn giữ liên kết với nhau, nên bạn có thể lần theo từ bản ghi này sang bản ghi kia qua chuỗi tài liệu liên quan của mỗi bên.

Nếu loại đề xuất cho phép người duyệt cuối duyệt một số tiền thấp hơn số đề nghị, Expense sinh ra sẽ phản ánh số tiền đã duyệt thay vì số đề nghị ban đầu — đơn giá các dòng được co giãn theo tỷ lệ tương ứng.

Liên quan nhưng tách biệt: loại Đơn đề nghị chi phí cho phép ai đó xin duyệt trước một dự toán trước khi chi tiền (chưa hạch toán) — hữu ích để xin đồng ý cho một khoản chi dự kiến trước một chuyến công tác hoặc một lần mua sắm, sau đó mới nộp đơn thanh toán/hoàn ứng thực tế khi tiền đã được chi.