Sửa kỳ lương đã chốt
Kỳ lương đã chốt không bao giờ được sửa tay. XBuddy có ba cách sửa, để mọi thay đổi đều để lại dấu vết.
Khi nào dùng
Dùng khi phát hiện sai sót sau khi kỳ lương đã được duyệt hoặc chi trả. Thay vì sửa số đã chốt, bạn chọn một trong ba cách sửa tuỳ trạng thái kỳ, để lịch sử và sổ cái luôn sạch.
Trước khi bắt đầu
- Quyền:
payroll:approveđể mở lại kỳ;payroll:writeđể thêm dòng truy lĩnh/truy thu và tạo kỳ bổ sung. - Cần có lý do khi mở lại kỳ và khi tạo kỳ bổ sung.
- Không huỷ được kỳ đã có kỳ bổ sung đi kèm.
Mở kỳ lương
Vào Bảng lương → Kỳ lương (/payroll/runs) và mở kỳ cần sửa.
Chọn cách sửa
Mở lại kỳ đã duyệt, thêm dòng truy lĩnh/truy thu vào kỳ sau, hoặc tạo kỳ bổ sung, theo bảng bên dưới.
Duyệt và phát hành lại
Tính lại nếu cần, duyệt lại và phát hành các phiếu lương đã sửa.
Chọn cách nào
| Trạng thái kỳ | Cách sửa | Điều xảy ra |
|---|---|---|
| Đã duyệt, chưa chi | Mở lại | Kỳ trở về Nháp; bút toán ghi nhận chi phí, tạm ứng, dấu và phát hành được đảo lại. Tính lại rồi duyệt lại. |
| Đã duyệt hoặc đã chi | Dòng truy lĩnh/truy thu | Thêm dòng truy lĩnh hoặc truy thu vào kỳ nháp sau; kỳ đã chốt không đổi. |
| Đã duyệt hoặc đã chi | Kỳ lương bổ sung | Kỳ ngoài chu kỳ mới chỉ chứa phần chênh lệch của các nhân viên được chọn, liên kết với kỳ gốc. |
Mẹo & lỗi thường gặp
- Ưu tiên mở lại khi chưa chi: đơn giản nhất và chỉ còn một kỳ.
- Dùng kỳ bổ sung khi khoản sửa cần chi hoặc ghi nhận riêng, kèm lý do.
- Dòng truy lĩnh/truy thu cần kỳ đích vẫn là nháp; nếu kỳ đó đã khoá, thao tác bị từ chối.
- Hãy chắc kỳ gốc đã chốt trước khi tạo kỳ bổ sung.
