Quyết toán chi phí công tác
Một chuyến công tác thường sinh ra nhiều đề xuất liên kết với nhau chứ không phải một. XBuddy cho phép nối chúng lại để cả chuyến đi — phê duyệt, tạm ứng, và đối chiếu cuối cùng — vẫn theo dõi được như một mạch xuyên suốt.
Đề xuất chuyến công tác
Nộp đề xuất Công tác với điểm đến, thời gian, mục đích, và dự toán chi phí. Sau khi duyệt, đây là hồ sơ gốc cho mọi thứ tiếp theo.
(Tùy chọn) Duyệt trước dự toán chi phí
Nếu chính sách yêu cầu, nộp một Đơn đề nghị chi phí kê chi tiết các khoản dự kiến (vé máy bay, khách sạn, di chuyển, ăn uống) để xin duyệt trước khi đi.
Xin tạm ứng
Nộp đề xuất Tạm ứng cho số tiền cần trước, liên kết với chuyến công tác. Sau khi duyệt và được chi, bạn lên đường với số tiền trong tay.
Quyết toán sau chuyến đi
Sau chuyến công tác, nộp Đơn đề nghị thanh toán / hoàn ứng với các dòng chi phí và chứng từ thực tế, đánh dấu là quyết toán tạm ứng đối chiếu với khoản đã tạm ứng. Nếu chi thực tế cao hơn tạm ứng, đơn hoàn phần chênh lệch cho bạn; nếu thấp hơn, nó ghi nhận số cần hoàn lại.
Để hệ thống sinh Expense
Sau khi đơn quyết toán được duyệt, nó sinh thành một Expense sẵn sàng thanh toán y hệt mọi đơn thanh toán khác — với chuyến công tác, khoản tạm ứng, và đơn quyết toán đều liên kết với nhau trong chuỗi tài liệu.
Khoản chi mà nhà cung cấp xuất hóa đơn thẳng cho công ty (ví dụ hóa đơn từ đại lý du lịch) không cần đi qua đơn thanh toán của nhân viên — hãy ghi nhận khoản đó như một hóa đơn nhà cung cấp bình thường trong Tài chính.