Giới hạn, xử lý sự cố & FAQ
Giới hạn và ràng buộc
| Ràng buộc | Chi tiết |
|---|---|
| Mỗi loại subject chỉ một quy trình đang hoạt động | Một chứng từ không nằm trong hai chuỗi cùng lúc |
| Điều kiện chỉ đọc thứ trigger phát ra | Điều kiện trên khoá không được gửi sẽ bỏ qua bước (xem cảnh báo ở trên) |
| Hành động của một bước không đổi trạng thái chứng từ trực tiếp | Đổi trạng thái đi qua module sở hữu chứng từ |
| Uỷ quyền xuất phát từ người uỷ quyền | Bạn không tự gán phê duyệt của người khác cho mình |
| Bỏ qua bước không có người duyệt là opt-in theo từng loại subject | Mặc định TẮT; một hồ sơ treo an toàn hơn một hồ sơ tự duyệt |
| Quyết định phê duyệt không phải trạng thái chứng từ | Đó là hai bản ghi, cập nhật nối tiếp nhau |
Xử lý sự cố
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| Chứng từ giá trị lớn được duyệt mà không qua bước cấp cao | Điều kiện của bước trỏ vào một khoá trigger không gửi | Dựng lại điều kiện từ danh sách khoá; xem dấu vết — bước sẽ hiện là đã bỏ qua |
| Hồ sơ chờ nhiều ngày mà không nằm trong hàng đợi của ai | Bước phân giải ra 0 người duyệt | Xem hàng đợi treo; bổ sung người vào vai trò hoặc chỉ định người duyệt |
| Người duyệt không mở được chứng từ | Họ không phải người gửi, không từng thao tác, cũng không phải người được chỉ định | Gán họ vào bước, hoặc cấp approvals:read |
| Đã duyệt nhưng chứng từ vẫn hiện trạng thái cũ | Module chưa áp dụng kết quả, hoặc áp dụng thất bại | Mở lại chứng từ; nếu vẫn vậy hãy báo — kết quả luôn phải được áp dụng |
| ”Chờ tôi duyệt” trống trong khi đồng nghiệp có việc | Bạn có approvals:read nhưng không có approvals:approve | Đây là hai quyền khác nhau |
| Uỷ quyền không có tác dụng | Do sai người tạo, hoặc đã quá thời hạn | Uỷ quyền phải do chính người có phê duyệt được uỷ tạo ra |
Câu hỏi thường gặp
Yêu cầu phê duyệt đến từ đâu? Hoặc từ chính sách Quản lý Quy trình trên một loại chứng từ (hóa đơn, PO…), hoặc từ chuỗi phê duyệt cấu hình trên một loại đề xuất khi nhân viên nộp đề xuất nội bộ từ Cổng tự phục vụ.
Khác biệt giữa Việc của tôi và Đã gửi là gì? Việc của tôi là yêu cầu đang chờ quyết định của bạn. Đã gửi là yêu cầu bạn đã nộp và đang theo dõi qua chuỗi.
Tôi có phải nêu lý do khi từ chối không? Có — cần lý do khi từ chối để người yêu cầu hiểu phải sửa gì và nhật ký kiểm toán đầy đủ.
Phê duyệt có thể nhiều bước không? Có. Cả chính sách trên chứng từ lẫn chuỗi loại đề xuất đều hỗ trợ các bước tuần tự (ví dụ quản lý → vai trò → hội đồng), kèm điều kiện ngưỡng tùy chọn cho mỗi bước. Yêu cầu chỉ đến được một bước khi bước trước đó đã duyệt.
Điều gì xảy ra nếu một người trong chuỗi phê duyệt từ chối yêu cầu? Chuỗi dừng ngay tại bước đó. Người duyệt ở các bước sau không bao giờ thấy nó, và người yêu cầu được thông báo kèm lý do. Để giữ đề xuất còn sống thay vì kết thúc, người duyệt có thể trả lại bổ sung thay vì từ chối hẳn.
Hai người khác nhau có thể cùng duyệt ở cùng một bước không, hay bắt buộc phải theo đúng thứ tự? Cả hai đều có thể, tùy cách cấu hình bước đó. Một bước có thể là hội đồng mà chỉ cần một người bất kỳ trong số nhiều người duyệt là đủ, hoặc một hội đồng mà mọi thành viên đều phải duyệt — nhưng thứ tự GIỮA các bước luôn nghiêm ngặt; bước sau không bao giờ mở ra cho tới khi bước hiện tại đã hoàn tất.
Đơn thanh toán/hoàn ứng của tôi sẽ ra sao sau khi được duyệt đầy đủ? Nó tự động được sinh thành một Expense thật — dòng chi phí, số tiền và chứng từ được chuyển sang, và nó được tạo ra đã ở trạng thái đã duyệt, nên không có bước duyệt thứ hai trên chính Expense đó.
Quyết toán công tác phí là gì và khi nào nên dùng thay vì các đơn thanh toán riêng lẻ? Đó là cách nối các đề xuất của một chuyến công tác lại với nhau — đề xuất chuyến đi, duyệt trước dự toán (tùy chọn), tạm ứng, và đơn quyết toán cuối cùng — để cả chuyến đi theo dõi được như một mạch xuyên suốt, và đơn quyết toán đối chiếu chi thực tế với khoản đã tạm ứng. Dùng đơn thanh toán riêng lẻ cho các khoản chi một lần không liên quan tới tạm ứng.
Điều gì xảy ra nếu người duyệt nghỉ phép? Thiết lập ủy quyền để phê duyệt của họ định tuyến đến người thay, và leo thang SLA chuyển bất cứ thứ gì chưa xử lý đến người dự phòng.
Có bản ghi ai duyệt cái gì không? Mỗi yêu cầu giữ nhật ký kiểm toán đầy đủ — người duyệt, dấu thời gian và bình luận ở mỗi bước — cho tuân thủ và xem lại.