Giờ công và chi phí
Khi nào dùng
Dùng giờ công và chi phí để ghi lại dự án thực sự tốn bao nhiêu: số giờ mọi người đã làm và số tiền đã chi. Giờ đã duyệt là cơ sở để xuất hoá đơn cho khách, nên đây là bước quyết định công việc có được tính tiền hay không.
Trước khi bắt đầu
projects:writecho phép ghi giờ vào dự án. Duyệt hoặc từ chối giờ cầnprojects:approve_timelog. Duyệt chi phí cầnprojects:approve_expense.- Các cài đặt dưới đây nằm trong Cài Đặt (
/projects/settings):projects.time_logging_enabled(bật),projects.expense_tracking_enabled(bật),projects.self_approval_allowed(bật),projects.billable_by_default(mặc định tắt, bật với công ty mới),projects.time_log_post_approval_adjust(bật) vàprojects.expense_rebilling(mặc định tắt, bật với công ty mới). - Giờ từ nhật ký ngày của task cũng rơi vào giờ công của dự án (xem Nhật ký ngày và ghi chú).
Các bước
Ghi giờ
Mở tab Time logs của dự án và thêm một dòng với ngày, số giờ và task. Nếu bật projects.billable_by_default, dòng mới mặc định tính phí.
Duyệt hoặc từ chối
Người có projects:approve_timelog duyệt hoặc từ chối từng dòng hoặc hàng loạt. Khi bật projects.self_approval_allowed, bạn có thể tự duyệt giờ của mình.
Xem tổng hợp
Mở Time summary của dự án để xem tổng hợp giờ tính phí.
Ghi chi phí
Mở tab Expenses của dự án để thêm phiếu chi phí. Người duyệt có projects:approve_expense sẽ duyệt. Khi bật projects.expense_rebilling, chi phí đã duyệt có thể được tính lại cho khách.
Tính phí làm thêm giờ (tuỳ chọn)
Bật projects.bill_overtime_premium nếu muốn tính phí làm thêm giờ với hệ số cao hơn. Hệ số mặc định là 1,5 cho ngày thường, 2 cho Chủ nhật và 3 cho ngày lễ, ứng với các cài đặt projects.overtime_bill_multiplier_regular, projects.overtime_bill_multiplier_sunday và projects.overtime_bill_multiplier_holiday.
Trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chờ duyệt | Đã ghi và đang chờ duyệt. |
| Đã duyệt | Được tính vào chi phí. Giờ tính phí chuyển sang chưa lập phí và có thể xuất hoá đơn. |
| Từ chối | Không được tính. |
| Đã lập phí | Đã đưa vào hoá đơn. |
Mẹo & lỗi thường gặp
- Chỉ giờ đã duyệt mới lên được hoá đơn. Giờ kẹt ở trạng thái chờ duyệt là lý do phổ biến nhất khiến doanh thu trông thấp.
- Dự án nội bộ nhận mọi chi phí nhưng giờ công luôn không tính phí.
- Duyệt không cần
projects:write; hãy cấp cho người duyệt quyền riêng. - Giá vốn nhân công có thể lấy từ đơn giá nội bộ của Kế toán. Nếu thiếu đơn giá, dòng giờ ghi giá vốn 0 và có cảnh báo, hãy bổ sung đơn giá rồi tính lại.