Phê duyệt
XBuddy Phê duyệt là nơi duy nhất mọi phê duyệt trong doanh nghiệp của bạn quy về. Khi một đơn mua hàng vượt ngưỡng, một khoản chi cần quản lý đồng ý, hay một nhân viên gửi một đề xuất nội bộ, một chuỗi phê duyệt tạo ra một hoặc nhiều bước quyết định và định tuyến về đây. Người duyệt xử lý, người yêu cầu theo dõi, và mỗi quyết định được ghi dấu ai, khi nào và tại sao — cho bạn nhật ký kiểm toán sạch trên toàn tổ chức.
Yêu cầu đến Phê duyệt từ hai hướng. Phần lớn phê duyệt chứng từ (đơn mua hàng, hóa đơn, vượt ngân sách) được chính sách trong Tài chính, Mua hàng và các ứng dụng khác tự động tạo ra. Đề xuất nội bộ — hỗ trợ IT, tạm ứng tiền mặt, làm thêm giờ, đề xuất mua sắm, đơn thanh toán/hoàn ứng — do nhân viên gửi từ Cổng tự phục vụ, dựa trên danh mục loại đề xuất mà quản trị viên của bạn cấu hình, mỗi loại có thể mang chuỗi phê duyệt nhiều bước riêng.
Ai dùng: quản lý và giám đốc xử lý hàng đợi Việc của tôi, người yêu cầu kiểm tra thứ họ Đã gửi, quản trị viên cấu hình Loại đề xuất và chuỗi duyệt, và bộ phận giám sát xem lại Tất cả phê duyệt. Vì yêu cầu bắt nguồn từ rất nhiều nơi, Phê duyệt là điểm kiểm soát chung thay vì thêm một hàng đợi riêng theo ứng dụng.
Trước khi bắt đầu
Hai hàng đợi, không phải một
App chứa hai thứ khác nhau và chúng hành xử khác nhau. Biết mình đang nhìn cái nào là gỡ được phần lớn sự nhầm lẫn.
| Phê duyệt quy trình | Đơn từ nhân viên | |
|---|---|---|
| Là gì | Một chứng từ nghiệp vụ — hoá đơn, đơn mua, đơn nghỉ, hợp đồng — đi qua chuỗi duyệt | Một biểu mẫu nhân viên điền: cấp thiết bị, xác nhận, tạm ứng |
| Ở đâu | /approvals, /approvals/all, /approvals/[id] | /approvals/requests, /approvals/requests/[id] |
| Ai định nghĩa các bước | Quản trị, trong mẫu quy trình | Quản trị, trong loại đơn |
| Quyền | approvals:*, workflow:* | requests:* |
Quyền
| Quyền | Mở khoá |
|---|---|
approvals:approve | Chờ tôi duyệt — hàng đợi đang chờ bạn |
approvals:request | Gửi đi duyệt và xem những gì mình đã gửi |
approvals:read | Xem toàn bộ phê duyệt trong công ty, và các báo cáo |
approvals:write | Thao tác trên phê duyệt ngoài việc ra quyết định |
approvals:delete | Xoá bản ghi phê duyệt |
requests:read / :write | Xem và tạo đơn từ nhân viên |
requests:approve | Quyết định đơn từ nhân viên |
requests:manage | Định nghĩa loại đơn |
workflow:read / :write / :admin | Xem, dựng và quản trị mẫu quy trình |
workflow:approve | Quyết định một bước quy trình |
Ai mở được một phiếu duyệt
Phê duyệt cố ý không theo quy tắc phạm vi dữ liệu thông thường, và không được theo. Người duyệt gần như không bao giờ là chủ sở hữu bản ghi: quản lý duyệt đơn nghỉ của cấp dưới, kế toán duyệt chi phí của phòng khác. Nếu áp phạm vi, đúng người phải xử lý lại không mở được hồ sơ.
Vì vậy đường đọc miễn trừ ba nhóm: người gửi, ai đã từng thao tác trên hồ sơ, và người được chỉ định duyệt ở bước hiện tại. Ngoài ba nhóm đó là người ngoài cuộc, và bị lọc bình thường.
Điều kiện của một bước chỉ đọc được thứ mà trigger GỬI LÊN. Điều kiện được đánh giá trên metadata do module gửi hồ sơ phát ra. Nếu điều kiện hỏi một khoá không có trong payload đó, điều kiện là false — và điều kiện false nghĩa là bước bị BỎ QUA, không phải “luôn đúng”.
Hỏng nó trông thế này: một đơn hàng 2 tỷ ₫ đi thẳng qua bước “trên 100 triệu phải Giám đốc tài chính
duyệt”, vì mẫu hỏi amount trong khi trigger gửi total. Không có lỗi nào cả. Chỉ dựng điều kiện từ
những khoá mà subject thật sự phát ra — trình dựng có liệt kê chúng.
Tính năng chính
- Hộp thư Việc của tôi gồm các yêu cầu đang chờ quyết định của bạn
- Chế độ xem Đã gửi theo dõi trạng thái các yêu cầu bạn đã nộp
- Chế độ xem Tất cả cho quản trị/giám sát trên mọi phê duyệt
- Phê duyệt / từ chối một cú nhấp với lý do bắt buộc khi từ chối
- Yêu cầu được tạo tự động bởi chính sách Quy trình trên khắp các ứng dụng
- Danh mục Loại đề xuất cho đề xuất nội bộ/nhân viên (hỗ trợ IT, tạm ứng, làm thêm giờ, đề xuất mua sắm, đơn thanh toán/hoàn ứng và hơn thế)
- Chuỗi phê duyệt nhiều bước cho từng loại đề xuất, cấu hình được mà không cần mở trình dựng quy trình trực quan — các bước chạy tuần tự, mỗi bước có người duyệt riêng (một người, một vai trò, quản lý trực tiếp của người gửi, hoặc một hội đồng)
- Bước dạng hội đồng với lựa chọn “một người bất kỳ đủ” hoặc “mọi người phải duyệt”
- Bước có điều kiện chỉ chạy khi vượt ngưỡng (ví dụ hội đồng tài chính chỉ vào cuộc khi số tiền vượt một mức nào đó)
- Trả lại bổ sung một đề xuất mà không cần từ chối hẳn
- Đơn thanh toán/hoàn ứng đã duyệt được tự động sinh thành Expense thật — không duyệt lần hai
- Luồng quyết toán công tác phí để đối chiếu tạm ứng đi công tác với chi phí thực tế, từng dòng một
- Ủy quyền để phê duyệt định tuyến đến người thay khi bạn vắng
- Bộ đếm SLA trên phê duyệt để quyết định chậm nổi lên và leo thang
- Nhật ký kiểm toán đầy đủ (người duyệt, dấu thời gian, bình luận) trên mỗi yêu cầu
- Trợ lý Approvals Steward nhắc các mục đang chờ và đánh dấu nghẽn cổ chai
Bản đồ màn hình
Hàng đợi
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Chờ tôi duyệt | /approvals | Đang chờ bạn ngay lúc này | approvals:approve |
| Tất cả phê duyệt | /approvals/all | Toàn bộ trong công ty | approvals:read |
| Chi tiết phê duyệt | /approvals/[id] | Chuỗi duyệt, lịch sử, nút quyết định | xem “Ai mở được” ở trên |
| Đã gửi | /approvals/sent | Bạn đã gửi gì và nó đang ở đâu | approvals:request |
| Đơn từ nhân viên | /approvals/requests, /approvals/requests/[id] | Hàng đợi đơn từ | requests:read |
Cấu hình
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Quy tắc | /approvals/rules | Quy tắc định tuyến và chính sách | workflow:write |
| Cài đặt | /approvals/settings | Hành vi của module | workflow:admin |
| Leo thang | /approvals/settings/escalation | Chuyện gì xảy ra khi một bước quá hạn | workflow:admin |
| Loại đơn | /approvals/settings/request-types | Định nghĩa biểu mẫu đơn từ và chuỗi duyệt của nó | requests:manage |
| Quy trình | /approvals/automation/workflows | Trình dựng mẫu | workflow:write |
| Trợ lý | /approvals/automation/agents | Trợ lý AI giới hạn trong phê duyệt | workflow:write |
Báo cáo
| Màn hình | Route | Trả lời câu hỏi |
|---|---|---|
| Tổng hợp | /approvals/reports/summary | Khối lượng và trạng thái trong một cái nhìn |
| Thời gian xử lý | /approvals/reports/cycle-time | Ra quyết định mất bao lâu |
| Tỷ lệ duyệt | /approvals/reports/approval-rate | Duyệt so với từ chối |
| Theo người duyệt | /approvals/reports/by-approver | Hàng đợi đang dồn ở đâu |
| Theo loại | /approvals/reports/by-type | Loại chứng từ nào chiếm phần lớn |
| Quá hạn | /approvals/reports/overdue | Cái gì đã vỡ SLA |
| Đơn từ nhân viên | /approvals/reports/employee-requests | Phía đơn từ |
Mọi báo cáo đều cần approvals:read.
Các tính năng quan trọng
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Chức năng |
|---|---|
| Việc của tôi | Hàng đợi cá nhân các yêu cầu phê duyệt đang chờ quyết định của bạn, với tài liệu nguồn, người yêu cầu, số tiền và bộ đếm SLA. Duyệt/từ chối/trả lại bổ sung ngay tại chỗ. |
| Đã gửi | Yêu cầu bạn đã nộp, hiển thị trạng thái đang chờ/đã duyệt/bị từ chối và, với chuỗi nhiều bước, bước và người duyệt hiện đang giữ từng cái. |
| Tất cả | Chế độ xem giám sát mọi phê duyệt trong tenant — cho quản trị và kiểm toán theo dõi khối lượng, nghẽn cổ chai và kết quả. |
| Đề xuất | Chế độ xem quản lý/giám sát các đề xuất nội bộ do nhân viên nộp (hỗ trợ IT, tạm ứng, đơn thanh toán và hơn thế) — tách biệt với nơi nhân viên nộp đơn (Cổng tự phục vụ). |
| Loại đề xuất | Danh mục quản trị các loại đề xuất nội bộ — trường biểu mẫu, mục tiêu SLA, yêu cầu đính kèm, và chuỗi phê duyệt nhiều bước cho mỗi loại. |
| Báo cáo | Phân tích thời gian xử lý phê duyệt, tỷ lệ duyệt/từ chối, vi phạm SLA và khối lượng theo chính sách, ứng dụng hoặc người duyệt. |
| AI Hub | Chạy trợ lý Approvals Steward và xem lại nhắc nhở cùng cảnh báo nghẽn cổ chai. |
| Quy trình | Trình dựng trực quan đầy đủ cho tự động hóa phê duyệt — logic rẽ nhánh, chữ ký từng bước, tự leo thang mục quá hạn, thông báo khi bị từ chối, hoặc khởi động bước tiếp khi đã duyệt. |
| Cài đặt | Cấu hình ủy quyền, mục tiêu SLA và đường leo thang, tùy chọn thông báo và phân quyền phê duyệt. |
Điểm tích hợp
| Kết nối với | Cách dữ liệu luân chuyển |
|---|---|
| Quản lý Quy trình | Chính sách và chuỗi loại đề xuất định nghĩa quy tắc phê duyệt; sự kiện khớp trong ứng dụng nguồn hoặc đề xuất đã nộp tạo các yêu cầu về Phê duyệt. |
| Cổng tự phục vụ | Nhân viên nộp đề xuất nội bộ tại đây dựa trên danh mục loại đề xuất; Phê duyệt là nơi các đề xuất đó được quyết định. |
| Tài chính | Chi phí, hóa đơn nhà cung cấp, thanh toán và vượt ngân sách định tuyến về đây để duyệt trước khi hạch toán. Đơn thanh toán đã duyệt sinh thẳng thành Expense. |
| Mua hàng | Đề nghị mua và đơn mua hàng trên ngưỡng cần phê duyệt trước khi phát hành cho nhà cung cấp. |
| Nhân sự | Nghỉ phép, tăng ca và các yêu cầu nhân sự khác chảy qua cùng động cơ phê duyệt. |
| Lịch làm việc | Phê duyệt đang chờ bạn có hạn chót xuất hiện trong chế độ Đến hạn của Lịch. |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Approvals Steward | Theo dõi phê duyệt đang chờ, nhắc người duyệt về các mục để lâu, đánh dấu nghẽn cổ chai và rủi ro SLA, và nêu các yêu cầu cần chú ý. |