Luồng từ yêu cầu đến PO
Yêu cầu mua ghi nhận nhu cầu trước khi nó trở thành cam kết. Sau khi duyệt, yêu cầu chuyển thành RFQ hoặc chuyển thẳng thành PO.
Khi nào dùng
Dùng luồng này mỗi khi có người cần mua hàng và bạn muốn lưu vết ai đề nghị, ai duyệt, đã đặt gì. Công ty nhỏ có thể bỏ qua: việc bắt buộc có yêu cầu mua trước PO là tùy chọn và mặc định tắt.
Trước khi bắt đầu
- Quyền truy cập:
/procurement/requisitionscầnprocurement:read; đơn mua hàng cầnpurchase_orders:read. - Công tắc
procurement.require_pr(mặc định tắt): khi bật, mọi PO phải xuất phát từ một yêu cầu mua. - Công tắc
procurement.require_po_approval(mặc định bật) vàapproval.po_amount_threshold(mặc định trống) quyết định PO có cần duyệt không và từ mức tiền nào. - Mọi nhân viên có thể lập và gửi yêu cầu mua, trưởng bộ phận duyệt mà không cần ghế Finance Pack; chỉ người làm RFQ, PO, nhận hàng, hóa đơn nhà cung cấp và thanh toán mới cần gói này.
Từng bước
Lập yêu cầu mua
Vào Mua hàng → Đề nghị mua hàng (/procurement/requisitions) và bấm Yêu cầu mới. Thêm dòng hàng, số lượng, ngày cần hàng và trung tâm chi phí chịu phí. Kiểm tra ngân sách chạy nếu bật kiểm soát ngân sách.
Gửi duyệt
Bấm gửi. Yêu cầu đi theo Chuỗi phê duyệt đã cấu hình dựa trên tổng tiền và nhóm hàng. Khi có yêu cầu workflow đang chờ, duyệt hoặc từ chối trực tiếp bị chặn để chỉ có một đường quyết định.
Chuyển thành RFQ hoặc PO
Sau khi duyệt, chuyển thành RFQ để chào giá, hoặc phát hành Đơn mua hàng thẳng cho nhà cung cấp ưu tiên. Yêu cầu có thể chuyển từng phần: hiển thị là chuyển một phần cho đến khi đặt hết số lượng còn lại.
Nhận hàng và lập hóa đơn
Hàng được nhận theo PO bằng GRN (tồn kho tăng), hóa đơn nhà cung cấp lập từ GRN. Mua dịch vụ dùng Xác nhận dịch vụ thay thế.
Theo dõi đến khi nhận
PO liên kết tiếp tới Phiếu nhập kho (trong Kho) và Hóa đơn nhà cung cấp (trong Tài chính) trong Chuỗi chứng từ.
Các giai đoạn của yêu cầu và đơn hàng
| Giai đoạn | Điều xảy ra | Ai thực hiện |
|---|---|---|
| Đã gửi yêu cầu | Vào chuỗi phê duyệt theo số tiền và nhóm hàng | Người yêu cầu |
| Yêu cầu đã duyệt | Có thể chuyển thành RFQ hoặc PO | Người duyệt |
| Chuyển một phần | Một phần số lượng đã lên PO, phần còn lại vẫn mở | Nhân viên mua hàng |
| PO đã duyệt | Cam kết được ghi vào sổ cái | Người duyệt PO |
| Đã nhận hàng (GRN) | Cập nhật tồn kho và lớp giá vốn; cho nhận từng phần khi bật procurement.partial_receipt | Thủ kho |
| Đã lập hóa đơn | Lập từ GRN, rồi đối chiếu và thanh toán | Kế toán |
Mẹo và lỗi thường gặp
- Nếu PO bị huỷ, số lượng chưa chuyển trên yêu cầu mua được mở lại để bạn đặt lại.
- Không thể huỷ PO khi đã nhận hàng hoặc đã lập hóa đơn; hãy đảo phiếu nhận hoặc hóa đơn trước.
- Đừng nhầm với yêu cầu vật tư của Field Service hay yêu cầu tuyển dụng của HR; đó là các module riêng.
- Đặt ngưỡng phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng, nếu không mọi PO đi theo cùng một đường mặc định.