Giám sát giao hàng và bàn giao
Sau khi hàng rời kho, XBuddy theo dõi từng đơn giao, kiểm hồ sơ giao hàng đã đủ chưa và in biên bản bàn giao từ đơn đã giao.
Khi nào dùng
Dùng để biết đơn giao nào đang trễ hoặc kẹt, thu bằng chứng giao nhận (POD) và đảm bảo kế toán có hồ sơ đầy đủ trước khi lập hoá đơn.
Trước khi bắt đầu
| Mục | Chi tiết |
|---|---|
| Xem | delivery_orders:read |
sales.invoice_requires_delivery_docs | Chặn lập hoá đơn cho đơn giao có hồ sơ chưa đủ. Mặc định: tắt |
sales.delivery_customer_confirmation | Thêm xác nhận của khách (qua module Chữ ký) vào các mục bắt buộc. Mặc định: tắt |
Các bước
Theo dõi bảng
Mở Bán hàng → Đơn giao (/sales/delivery-orders) và chuyển giữa dạng bảng và board. Thẻ nằm trong cột theo trạng thái, thẻ đứng lâu nhất lên đầu, các bộ đếm cho biết đơn trễ hạn, COD chưa thu và hồ sơ chưa đủ.
Ghi nhận giao hàng
Khi giao, nhập người nhận và thời điểm nhận, lấy chữ ký và ghi lý do cho từng dòng bị từ chối.
Kiểm hồ sơ giao hàng
Thẻ hồ sơ giao hàng ở trang chi tiết liệt kê mục còn thiếu. Bộ lọc “Thiếu hồ sơ” dùng cùng một định nghĩa.
In biên bản bàn giao
Khi đơn đã giao, in biên bản bàn giao hoặc tải gói hồ sơ giao hàng dạng zip.
Lập hoá đơn
Tạo hoá đơn từ đơn giao. Khi bật cổng, hồ sơ chưa đủ sẽ làm nút lập hoá đơn mờ đi kèm lý do.
Mẹo & lỗi thường gặp
- Trễ hạn nghĩa là ngày dự kiến hoặc ngày hẹn trước hôm nay theo ngày của công ty và đơn vẫn đang xử lý.
- Trước khi giao, hồ sơ hiện trạng thái trung tính “kiểm sau khi giao”, không báo đỏ.
- Chữ ký được lưu ở sổ chữ ký, không nằm trên đơn giao.
- Dòng bị từ chối chưa từng rời kho nên không phải hàng khách trả. Hãy tạo đơn giao mới từ đơn bán để giao bù.
- Biên bản bàn giao là bản in của đơn đã giao, không có chứng từ riêng; chỉ in được khi đơn đã giao.