Giới hạn, xử lý sự cố & FAQ
Giới hạn và ràng buộc
| Ràng buộc | Chi tiết |
|---|---|
| Hạn mức lưu trữ tính theo công ty | Giữ chỗ nguyên tử lúc tải lên; lượt tải vượt hạn mức bị từ chối, không bị cắt bớt |
| Đính kèm không cho chọn thư mục | Máy chủ quyết định theo registry — chính điều đó làm cổng app-key cưỡng chế được |
| Mức nhạy cảm kế thừa từ thư mục cha và chỉ leo lên | Di chuyển tệp không bao giờ hạ mức của nó |
| Xoá là xoá mềm | Tệp vào thùng rác và khôi phục được; object bên dưới được dọn sau bởi tiến trình vệ sinh lưu trữ |
| Khôi phục phải giữ chỗ hạn mức lại | Khôi phục có thể thất bại nếu công ty nay đã đầy hạn mức |
| Liên kết chia sẻ nằm ngoài hệ thống phân quyền | Thu hồi liên kết để đóng cửa; nâng mức nhạy cảm cũng thu hồi quyền trên đường mới |
Xử lý sự cố
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| Đồng nghiệp thấy tệp trên bản ghi nhưng không thấy trong Tài liệu | Thư mục app đòi quyền ghi của app đó | Đúng thiết kế. Cấp quyền app, hoặc chuyển tệp ra khỏi thư mục app |
| Tệp “biến mất” sau khi ai đó di chuyển nó | Mức nhạy cảm bị nâng do kế thừa | Kiểm mức của thư mục; bạn cần quyền tương ứng |
| Tải lên bị từ chối | Hạn mức lưu trữ của công ty đã đầy | Xem /documents/reports/storage, xoá hoặc lưu trữ bớt |
| Khôi phục thất bại | Hạn mức đã bị tiêu thụ trong lúc tệp nằm ở thùng rác | Giải phóng dung lượng trước |
| Liên kết chia sẻ vẫn dùng được sau khi bạn đổi quyền | Liên kết mang token, không mang phiên đăng nhập | Thu hồi liên kết tường minh |
| Đính kèm biến mất sau khi khôi phục từ backup | Tệp nằm ở object storage — ngoài phạm vi backup cơ sở dữ liệu | Hãy báo lại — đây là khoảng trống hạ tầng, không phải vấn đề phân quyền |
Câu hỏi thường gặp
H: Bao nhiêu phiên bản được giữ lại? Mọi phiên bản được giữ vô thời hạn theo mặc định. Bạn có thể bật tự xóa phiên bản cũ hơn N ngày trong /documents/settings → Giữ Phiên bản.
H: Người dùng ngoài (khách, nhà cung cấp) có truy cập tệp được không? Có — dùng liên kết chia sẻ cho liên kết chỉ-xem hoặc cho phép bình luận. Nó có thể đặt mật khẩu, giới hạn số lần tải, và hết hạn; người ngoài không cần tài khoản XBuddy.
H: Chuyện gì xảy ra nếu hai người sửa cùng một tài liệu? Lần lưu thứ hai tạo một phiên bản mới; cả hai được giữ lại. Dùng Lịch sử Phiên bản để hợp nhất thay đổi.
H: Tôi có khôi phục được tài liệu đã xóa không? Tệp đã xóa vào Thùng rác và được giữ trước khi xóa vĩnh viễn. Khôi phục từ đó. Lưu ý tệp xóa mềm vẫn tính vào hạn mức lưu trữ cho tới khi được xóa hẳn khỏi Thùng rác.
H: Làm sao ẩn một thư mục con khỏi vai trò thấy được thư mục cha? Mở thư mục con → Quản lý Truy cập → tắt Kế thừa quyền của thư mục cha → đặt quy tắc rõ ràng để quyền của cha không còn lan xuống.
H: Giám sát hết hạn biết khi nào tệp hết hạn bằng cách nào? Nó đọc Ngày hết hạn bạn đặt trong metadata của tài liệu. Tệp không có ngày hết hạn đơn giản là không hiện trong bảng hết hạn.
H: Khác nhau giữa quyền thư mục và mức nhạy cảm là gì?
Quyền thư mục quyết định ai được duyệt vào một thư mục. Mức nhạy cảm là một lớp kiểm tra thứ hai trên đó — kể cả người có quyền thư mục cũng không mở được tệp có mức nhạy cảm vượt quá quyền documents:confidential / documents:restricted của họ. Cả hai điều kiện phải cùng thỏa mãn.
H: Nếu tôi tải tệp lên từ bên trong, ví dụ, app Tài chính, tại sao tôi không chọn được thư mục?
Tệp tải lên từ bên trong một app khác (một Hóa đơn, một bản ghi Nhân viên, một Deal) được tự động đặt vào thư mục theo app của module đó, để mọi tệp cùng loại luôn rơi vào một vị trí nhất quán, có thể đoán trước. Nếu cần toàn quyền kiểm soát vị trí thủ công, hãy tải tệp trực tiếp trong /documents/browse rồi liên kết nó vào bản ghi sau bằng Đính kèm Tệp có sẵn.
H: Xóa một tệp khỏi bảng Đính kèm của bản ghi có xóa luôn tệp đó không? Không — Bỏ liên kết chỉ gỡ kết nối giữa tệp và bản ghi đó. Tệp gốc vẫn ở trong Tài Liệu và vẫn truy cập được từ Duyệt hoặc từ bất kỳ bản ghi nào khác đang liên kết tới nó. Để xóa vĩnh viễn tệp, hãy xóa trực tiếp trong Tài Liệu.
H: Tại sao tôi không tìm thấy một tài liệu trong tìm kiếm dù biết nó tồn tại? Hoặc tệp chưa lập chỉ mục xong (kiểm tra trạng thái trong AI Hub), hoặc mức nhạy cảm của nó vượt quá quyền của vai trò bạn — trường hợp đó tìm kiếm đúng đắn ẩn nó đi thay vì hiện kết quả “từ chối truy cập”.