Quy trình & ví dụ
Quy trình phổ biến
1. Xử lý hàng đợi phê duyệt của bạn
- Mở Phê duyệt → Việc của tôi mỗi sáng.
- Sắp theo bộ đếm SLA để xử lý cái khẩn nhất trước.
- Phê duyệt để chuyển tiếp từng yêu cầu, từ chối kèm lý do, hoặc trả lại bổ sung; tài liệu nguồn cập nhật tự động.
2. Cấu hình chuỗi phê duyệt nhiều bước cho một loại đề xuất
- Vào Phê duyệt → Cài đặt → Loại đề xuất và chọn một loại đề xuất nội bộ (hoặc tạo mới).
- Thêm bước theo thứ tự — quản lý, vai trò, người cụ thể, hoặc hội đồng — và thêm điều kiện ngưỡng cho bước nào không nên luôn chạy.
- Lưu. Đề xuất của loại đó nộp sau đó sẽ theo chuỗi mới; loại có sẵn tự động tạo bản riêng của công ty.
3. Nộp một đề xuất và theo dõi qua chuỗi
- Từ Cổng tự phục vụ → Đề xuất, chọn một loại đề xuất và điền biểu mẫu.
- Nộp — đề xuất vào chuỗi và xuất hiện ở Phê duyệt → Đã gửi (hoặc trên bảng điều khiển Cổng tự phục vụ của bạn).
- Theo dõi nó di chuyển từng bước; bạn được thông báo khi có quyết định — duyệt, trả lại, hoặc từ chối.
4. Phê duyệt hoặc từ chối một đề xuất trong hộp thư của bạn
- Mở Phê duyệt → Việc của tôi và nhấp vào yêu cầu.
- Xem lại tài liệu, bình luận trước đó, và vị trí trong chuỗi.
- Duyệt để chuyển tiếp, từ chối kèm lý do bắt buộc, hoặc trả lại bổ sung để người gửi sửa.
5. Quyết toán chi phí từ một chuyến công tác
- Nộp và xin duyệt đề xuất Công tác; tùy chọn duyệt trước dự toán chi phí.
- Xin Tạm ứng cho chuyến đi, liên kết với nó.
- Sau chuyến đi, nộp Đơn đề nghị thanh toán / hoàn ứng dưới dạng quyết toán tạm ứng, kèm dòng chi phí và chứng từ chi tiết.
- Sau khi duyệt, nó sinh thành một Expense sẵn sàng thanh toán — không duyệt lần hai — với toàn bộ chuyến đi theo dõi được từ đầu tới cuối.
6. Trực phê duyệt khi bạn vắng
- Trước khi nghỉ, vào Phê duyệt → Cài đặt và ủy quyền cho người dự phòng trong khoảng ngày.
- Yêu cầu đến tự định tuyến đến người được ủy quyền.
- Leo thang SLA và Approvals Steward bắt bất cứ thứ gì vẫn bị lọt.
Ví dụ xuyên suốt — một đơn mua vượt ngưỡng
Gửi đi duyệt
Người mua gửi đơn mua 2 tỷ ₫. Module Mua hàng phát hồ sơ và trao cho engine quy trình một payload: tổng tiền, nhà cung cấp, nhóm hàng, người đề nghị.
Định tuyến
Engine đi qua các bước của mẫu theo thứ tự và đánh giá từng điều kiện trên chính payload đó. Bước có điều kiện đúng thì gửi tới người duyệt; bước có điều kiện sai bị bỏ qua và được ghi lại là đã bỏ qua — dấu vết cho thấy lý do.
Bước rơi vào hàng đợi của ai đó
Nó hiện trong Chờ tôi duyệt của người mà bước phân giải ra: một người cụ thể, một vai trò, quản lý của người gửi, hoặc một phòng ban. Họ có thể duyệt, từ chối, hoặc yêu cầu bổ sung.
Nếu không ai xử lý được
Bước phân giải ra KHÔNG có người duyệt nào — vai trò trống, người gửi không có quản lý, người được chỉ định đã nghỉ — không nằm im ở trạng thái chờ. Nó được ghi vào dấu vết kiểm toán là không có người duyệt và xuất hiện trong hàng đợi treo của quản trị, kèm việc cần sửa.
Điều này quan trọng vì phương án còn lại tệ hơn: một hồ sơ chờ vĩnh viễn, không trên màn hình của ai, và không lỗi nào.
Leo thang và uỷ quyền
Bước quá hạn sẽ leo thang theo /approvals/settings/escalation. Quy tắc uỷ quyền có thể chuyển phê
duyệt của một người sang đồng nghiệp trong một khoảng thời gian — do người uỷ quyền thiết lập,
không phải người nhận.
Đã duyệt
Engine phát ra kết quả và module nguồn phản ứng: đơn mua chuyển sang đã duyệt và phát hành được. Việc đổi trạng thái là việc của module, không phải của phiếu duyệt — đó là lý do một phiếu có thể đã ghi đã duyệt trong khi chứng từ còn hiện trạng thái cũ trong chốc lát.
Dữ liệu vào và ra
Đến từ
| Nguồn | Cái gì được gửi đi duyệt |
|---|---|
| Tài chính | Hoá đơn, hoá đơn NCC, chi phí, giấy báo có |
| Mua hàng | Phiếu đề nghị, đơn mua, trả hàng NCC |
| Nhân sự | Nghỉ phép, tăng ca, chấm công, điều chỉnh lương |
| Bán hàng | Báo giá và chiết khấu vượt ngưỡng |
| Hợp đồng | Hợp đồng, phụ lục, rà soát pháp lý |
| Dự án | Nhật ký giờ công, chi phí, yêu cầu thay đổi |
Đi tới
| Đích | Cái gì đi ra |
|---|---|
| Module gốc | Quyết định — thứ dẫn tới việc đổi trạng thái của chính chứng từ |
| Thông báo | Trong app, email và push tới người duyệt hiện tại |
| Báo cáo | Thời gian xử lý, tỷ lệ duyệt, điểm nghẽn |
| Dấu vết kiểm toán | Mọi quyết định, mọi lần bỏ qua, mọi lần leo thang |