Lập kế hoạch dự án với Gantt, ngân sách, và rủi ro
Một dự án gom phạm vi, tiến độ, ngân sách và rủi ro vào cùng một kế hoạch.
Khi nào dùng
Dùng khi bắt đầu một công việc mới cần có người phụ trách, ngày bắt đầu và kết thúc, ngân sách và kế hoạch task. Bạn cũng quay lại đây mỗi khi kế hoạch thay đổi: dời ngày, mở rộng phạm vi hoặc xuất hiện rủi ro mới.
Trước khi bắt đầu
- Cần quyền
projects:readđể xem dự án vàprojects:writeđể tạo hoặc sửa. Xoá dự án cầnprojects:delete. - Kéo đổi ngày task trên Gantt còn cần
tasks:write. - Công ty có thể bắt buộc một số trường khi tạo dự án. Các cài đặt này nằm trong Cài Đặt (
/projects/settings), mặc định đều tắt với công ty đang dùng:projects.owner_required_on_create,projects.dates_required_on_create,projects.budget_required_on_create. projects.block_close_with_open_tasks(mặc định tắt) không cho đóng dự án khi còn task mở.
Các bước
Tạo dự án
Vào Dự án (/projects/projects) và tạo dự án mới (/projects/projects/new). Đặt ngày, người phụ trách và ngân sách. Bạn cũng có thể bắt đầu từ mẫu hoặc từ chiến dịch marketing (xem Mẫu dự án và trạng thái). Mã dự án được sinh tự động.
Lập lịch
Mở tab Tasks của dự án để thêm task và task con, rồi mở tab Gantt để xếp chúng lên dòng thời gian. Kéo task để đổi ngày. Dùng Biểu đồ Gantt (/projects/projects/gantt) để xem mọi dự án trên một dòng thời gian.
Khai báo bàn giao
Mở tab Deliverables để thêm cột mốc và sản phẩm bàn giao. Cột mốc đã đánh dấu đạt có thể được lập hoá đơn ở dự án giá cố định (xem Tài chính và xuất hoá đơn dự án).
Đặt ngân sách
Dùng tab Budget của dự án để xem ngân sách so với thực tế, hoặc Ngân sách & Chi phí (/projects/budget) cho toàn bộ dự án. Với ngân sách chính thức có duyệt, xem Ngân sách và kiểm soát chi phí dự án.
Theo dõi rủi ro và vấn đề
Ghi các mối đe doạ ở Rủi ro dự án (/projects/risks) hoặc tab Risks của dự án. Cùng sổ đăng ký (RAID) này còn chứa các vấn đề (issue), nên sự cố đã xảy ra được theo dõi cạnh rủi ro có thể xảy ra.
Trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Lập kế hoạch | Dự án đang được thiết lập. Đây là điểm bắt đầu của vòng đời dự án. |
| Đang thực hiện | Công việc đang chạy. Nếu bật projects.budget_approval_required, dự án không chuyển sang trạng thái này khi chưa có ngân sách được duyệt. |
| Tạm dừng | Dự án đang dừng. Nếu bật projects.block_work_on_hold, không ghi thêm công việc vào dự án. |
| Đã đóng | Dự án đã xong. Nếu bật projects.closure_approval_required, việc đóng cần được duyệt. |
Danh sách trạng thái dùng để lọc trong Dự án có thể nhiều giá trị hơn bảng trên.
Mẹo & lỗi thường gặp
- Đặt người phụ trách và ngày ngay khi tạo. Thiếu hai thông tin này, dự án không hiện được sức khoẻ tiến độ trên danh mục.
- Tiến độ task ở các trang dự án không tính task đã huỷ, nên hãy huỷ task thay vì xoá nếu muốn giữ lịch sử.
- Báo giá được chấp nhận không tự tạo dự án trên giao diện. Hãy tạo dự án trực tiếp, từ mẫu hoặc từ chiến dịch.
- Dự án thuộc hợp đồng dịch vụ trong Service Management là một thứ khác, nằm ở app đó chứ không phải ở đây.
- Rà soát rủi ro định kỳ. Rủi ro không có người phụ trách là lý do phổ biến nhất khiến vấn đề bị phát hiện muộn.