Chữ ký điện tử
XBuddy Chữ ký điện tử biến bất kỳ tài liệu nào — hợp đồng, NDA, đơn đặt hàng — thành một yêu cầu ký có thể theo dõi pháp lý. Bạn tải lên hoặc kéo tài liệu vào, thả các trường chữ ký và ngày lên đó, thêm một hoặc nhiều người ký, và gửi. XBuddy sau đó theo dõi từng bước (đã gửi → đã xem → đã ký) và giữ nhật ký kiểm toán chống giả mạo để bạn luôn biết chính xác tài liệu đang ở đâu.
Ai dùng: kinh doanh chốt hợp đồng từ CRM, pháp chế chạy NDA và thỏa thuận, nhân sự làm giấy tờ onboard, và vận hành thu ký duyệt. Vì liên kết với Tài liệu và Quản lý Hợp đồng, tệp đã ký quay về đúng bản ghi xuất phát mà không cần lưu lại.
Tính năng chính
- Tạo yêu cầu ký từ tệp tải lên hoặc tài liệu liên kết
- Kéo trường chữ ký, chữ ký tắt, ngày và văn bản lên tài liệu cho từng người ký
- Nhiều người ký với thứ tự ký được xác định
- Gửi qua email; người ký ký từ mọi thiết bị mà không cần tài khoản
- Theo dõi trạng thái thời gian thực: đã gửi, đã xem, đã ký, hoàn tất, từ chối
- Lên lịch hàng loạt để gửi cùng một tài liệu cho nhiều người nhận
- Ngày hết hạn để yêu cầu cũ tự đóng
- Nhật ký kiểm toán đầy đủ (ai ký, khi nào, từ đâu) gắn với tệp đã hoàn tất
- PDF đã ký lưu trong Tài liệu và liên kết ngược về bản ghi nguồn
- Trợ lý Signature Steward theo đuổi chữ ký đang chờ và đánh dấu bế tắc
Các tính năng quan trọng
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Chức năng |
|---|---|
| Tất cả | Danh sách mọi yêu cầu ký với trạng thái (đã gửi/đã xem/đã ký/hoàn tất/từ chối/hết hạn), tiến độ người ký và gửi lại nhanh. |
| Mới | Trình dựng yêu cầu: tải/chọn tài liệu, thêm người ký với thứ tự ký, đặt trường, đặt hết hạn và gửi. |
| Báo cáo | Phân tích thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn tất, tỷ lệ từ chối và khối lượng theo loại tài liệu hoặc người gửi. |
| AI Hub | Chạy trợ lý Signature Steward và xem lại nhắc nhở cùng cảnh báo bế tắc. |
| Quy trình | Tự động hóa cho sự kiện chữ ký — tự gửi khi hợp đồng hoàn tất, thông báo khi hoàn tất, hoặc leo thang yêu cầu quá hạn. |
| Cài đặt | Cấu hình hết hạn mặc định, nhịp nhắc nhở, tuyên bố pháp lý, danh tính người gửi và phân quyền chữ ký. |
Điểm tích hợp
| Kết nối với | Cách dữ liệu luân chuyển |
|---|---|
| Tài liệu | Tài liệu nguồn được kéo từ Tài liệu và PDF đã ký được lưu ngược về đó, có phiên bản và tìm kiếm được. |
| Quản lý Hợp đồng | Một hợp đồng hoàn tất có thể gửi ký trực tiếp; bản đã ký liên kết ngược về bản ghi hợp đồng. |
| CRM | Hợp đồng trên một thương vụ có thể định tuyến đi ký; trạng thái hiện trên dòng thời gian của bản ghi CRM. |
| Quản lý Quy trình | Hoàn tất chữ ký (hoặc yêu cầu quá hạn) có thể kích hoạt quy trình và phê duyệt phía sau. |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| Signature Steward | Theo dõi yêu cầu ký đang chờ, gửi nhắc nhở kịp thời cho người ký chậm, và đánh dấu yêu cầu bế tắc hoặc sắp hết hạn để theo dõi. |