Gia hạn — một pipeline dùng chung với CRM

Gia hạn trong XBuddy sống trên một bản ghi duy nhất. Một đợt gia hạn bạn tạo hoặc xử lý từ Thành công khách hàng → Gia hạn chính là bản ghi y hệt hiển thị dưới CRM → Gia hạn dịch vụ — không phải bản sao, không phải một dòng liên kết nhưng tách biệt. Kéo một gia hạn sang bước mới trên bảng CS và kéo nó trên pipeline CRM đều cập nhật cùng một bước bên dưới; dù bạn dùng ứng dụng nào, ứng dụng kia thấy ngay lập tức.

Cách hoạt động:

• Các bước (stage) do tenant tự định nghĩa, dùng chung cơ chế cấu hình pipeline với deal CRM (cấu hình tại Cài đặt CRM, loại pipeline “renewal”). Không có một bộ bước gia hạn cố định, cứng — tenant của bạn tự đặt các bước và thứ tự của chúng theo đúng cách đội bạn thực sự làm việc với một đợt gia hạn.
• Bước cuối bị khóa. Khi một gia hạn đạt tới bước đã gia hạn thành công hoặc đã rời bỏ, bước của nó không thể đổi nữa từ bất kỳ ứng dụng nào — bạn ghi lý do rời bỏ thay vì kéo nó ngược lại vào pipeline.
• Quyền sở hữu có hai trục. Một gia hạn có một owner cá nhân, và — nếu tenant của bạn đã bật gán đội CS — nó còn có thể mang một đội CS và nhân viên CS chủ quản. Đây không phải hai trường “ai chịu trách nhiệm” trùng lặp và giẫm lên nhau: người phụ trách cá nhân thường là đầu mối thương mại, còn trục đội/nhân viên CS là cách Thành công khách hàng theo dõi và giới hạn phạm vi cho chính danh mục gia hạn của mình.
• Trạng thái hỗ trợ được theo dõi ngay trên gia hạn. Giống deal và lead, một gia hạn có thể được ghi một “thách thức” (challenge) — một điểm nghẽn kèm danh mục và mức độ nghiêm trọng (ví dụ ngân sách bị cắt, hoặc người ủng hộ nội bộ đã nghỉ việc) — mà quản lý có thể thấy trên một hàng đợi hỗ trợ dùng chung. Một thách thức đi qua đang mở → đang xử lý → đã giải quyết, để CSM đánh dấu, quản lý tiếp nhận, và mọi người thấy nó được đóng lại.