Tài chính
XBuddy Tài chính là lớp vận hành dòng tiền của doanh nghiệp: biến bán hàng và mua hàng thành hóa đơn, hóa đơn nhà cung cấp và thanh toán, đòi khoản khách hàng nợ, kiểm soát khoản bạn nợ nhà cung cấp và giữ dòng tiền luôn rõ ràng. Mọi chứng từ nó tạo ra đều tự động ghi bút toán vào Kế toán, nên sổ sách chính xác mà không phải nhập kép.
Ai sử dụng: nhân viên công nợ phải thu phát hành và đòi hóa đơn khách hàng, nhân viên công nợ phải trả xử lý hóa đơn nhà cung cấp, nhân viên nộp đề nghị chi phí, quản lý tài chính duyệt thanh toán và khóa kỳ, và người phụ trách FP&A theo dõi dòng tiền. Tài chính nằm phía sau Bán hàng, Mua hàng và Kho, và phía trước Kế toán — nơi giao dịch trở thành tiền.
Với Việt Nam, Tài chính xử lý VAT theo các thuế suất chuẩn (0%, 5%, 8%, 10%), tuân thủ đánh số hóa đơn hợp lệ, và hỗ trợ kết xuất khai báo như mẫu 01/GTGT. Cấu hình mã thuế và dải số trong Tài chính → Cài đặt.
Trước khi bắt đầu
Điều kiện tiên quyết
| Cần có | Vì sao | Ở đâu |
|---|---|---|
| Kế toán đã thiết lập | Mọi hoá đơn, hoá đơn NCC, chi phí và thanh toán đều ghi sổ. Không có hệ thống tài khoản và ánh xạ, chứng từ vẫn gửi được nhưng phần ghi sổ thất bại | /accounting/chart-of-accounts, /accounting/posting-rules |
| Kỳ kế toán đang mở | Không ghi sổ được vào kỳ đã đóng hoặc đã khoá | /accounting/periods |
| Danh bạ | Hoá đơn cần khách hàng; hoá đơn NCC cần nhà cung cấp | /crm/contacts |
| Thuế suất | Dòng VAT lấy thuế suất và tài khoản phải nộp từ đây | /accounting/tax-rates |
| Điều khoản thanh toán | Quyết định hạn thanh toán và lịch nhắc nợ | /finance/settings/payment-terms |
| Tài khoản ngân hàng | Thanh toán ghi sổ đối ứng một tài khoản ngân hàng cụ thể | /accounting/bank-accounts |
Quyền mở khoá từng khu vực
| Quyền | Mở khoá |
|---|---|
invoices:read / :write | Xem và sửa hoá đơn |
invoices:send | Gửi hoá đơn — chính thao tác này ghi sổ |
invoices:approve | Duyệt hoá đơn khi bật cổng duyệt |
invoices:payments | Ghi nhận và huỷ thanh toán — đây là quyền thanh toán; không có khoá ghi riêng cho thanh toán |
payments:read | Xem danh sách thanh toán |
bills:read / :write / :approve / :payments | Hoá đơn nhà cung cấp và chi trả |
expenses:read / :write / :approve | Chi phí nhân viên |
credit_notes:read / :write | Giấy báo có |
dunning:read / :write | Bậc thang nhắc nợ |
retainers:read / :write | Hợp đồng trả trước |
recurring:read | Xem mẫu định kỳ — tạo mẫu cần finance:write |
timesheets:read / :write / :approve | Giờ công tính phí |
finance:admin | Tự động hoá và quản trị Tài chính |
⚠️
Quyền là phép AND, không kế thừa. invoices:write không kéo theo invoices:send, và invoices:send không kéo theo invoices:payments. Người lập được hoá đơn mà không gửi được sẽ dừng ở bản nháp — thường đúng là điều bạn muốn, nhưng đó là cấu hình có chủ đích, không phải tai nạn.
Bạn thấy được bản ghi nào
Hoá đơn, hoá đơn NCC, chi phí, thanh toán, giấy báo có và mẫu định kỳ đều có chủ sở hữu (Trục 7). Bậc phạm vi quyết định tập bạn thấy:
| Bậc | Bạn thấy |
|---|---|
own | Chứng từ được gán cho bạn hoặc do bạn tạo |
team | Của bạn cộng của cấp dưới, theo cây quản lý |
all | Toàn bộ công ty |
Một bản ghi ngoài bậc của bạn trả về 404, không phải 403 — hệ thống không xác nhận rằng một chứng từ bạn không được xem có tồn tại.
Tính năng chính
- Hóa đơn khách hàng: tạo, gửi, PDF, theo dõi thanh toán và đòi nợ tài khoản quá hạn
- Hóa đơn nháp có thể sửa toàn bộ — khách hàng, ngày đến hạn, ghi chú, và mọi dòng hàng — cho đến khi được gửi
- Mọi hóa đơn mang theo Chuỗi chứng từ cho thấy chính xác nó được tạo từ đâu và tạo ra chứng từ nào tiếp theo
- Hóa đơn nhà cung cấp với vòng đời đầy đủ nháp → nộp → duyệt → lên lịch → đã trả
- Đề nghị chi phí với duyệt nhiều cấp và chụp chứng từ
- Thanh toán và đối chiếu ngân hàng với khớp tự động
- Đòi nợ phân tầng (nhắc thanh toán) cho công nợ phải thu quá hạn
- Lập hóa đơn định kỳ và tạm ứng cho doanh thu thuê bao và trả trước
- Lập hóa đơn từ bảng chấm công kèm bảng giá theo hợp đồng (rate card) — biến thời gian đã duyệt, đã định giá thành hóa đơn
- Phiếu ghi có (credit note) cho hoàn tiền và điều chỉnh
- Đối chiếu doanh thu để bắt lỗ hổng giữa đơn, hóa đơn và thanh toán
- Tự động ghi bút toán vào Kế toán trên mọi hóa đơn, hóa đơn nhà cung cấp và thanh toán
Bản đồ màn hình
Phải thu — tiền vào
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Tổng quan | /finance | Trạng thái dòng tiền, quá hạn, việc cần xử lý | invoices:read |
| Hoá đơn | /finance/invoices | Danh sách công nợ phải thu | invoices:read |
| Chi tiết hoá đơn | /finance/invoices/[id] | Dòng hàng, thanh toán, bút toán, chuỗi chứng từ | invoices:read |
| Hoá đơn mới | /finance/invoices/new | Tạo mới — cũng là đích của “chuyển từ báo giá” | invoices:write |
| Giấy báo có | /finance/credit-notes, /finance/credit-notes/[id], /finance/credit-notes/[id]/edit, /finance/credit-notes/new | Giảm trừ hoá đơn đã phát hành | credit_notes:read / :write |
| Định kỳ | /finance/recurring, /finance/recurring/[id], /finance/recurring/new | Mẫu tự phát hành hoá đơn theo lịch | recurring:read / finance:write |
| Trả trước | /finance/retainers, /finance/retainers/[id], /finance/retainers/new | Số dư trả trước, trừ dần theo thời gian | retainers:read / :write |
| Nhắc nợ | /finance/dunning | Bậc thang nhắc nợ và các lượt chạy | dunning:read |
Phải trả — tiền ra
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Hoá đơn NCC | /finance/bills, /finance/bills/[id], /finance/bills/new | Hoá đơn nhà cung cấp | bills:read / :write |
| Nhập hàng loạt | /finance/bills/import | Import số lượng lớn | bills:write |
| Chi phí | /finance/expenses, /finance/expenses/[id], /finance/expenses/[id]/edit, /finance/expenses/new | Đề nghị hoàn chi phí của nhân viên | expenses:read / :write |
| Hàng đợi duyệt | /finance/approve | Việc đang chờ bạn | tuỳ loại chứng từ |
Thanh toán và giờ công
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Thanh toán | /finance/payments, /finance/payments/[id] | Phiếu thu và phiếu chi | payments:read; ghi nhận cần invoices:payments |
| Bảng chấm công | /finance/timesheets | Giờ công tính phí, đưa vào hoá đơn | timesheets:read |
| Duyệt chấm công | /finance/timesheets/approve | Duyệt trước khi được tính phí | timesheets:approve |
| Cài đặt chấm công | /finance/timesheets/settings | Quy tắc và làm tròn | timesheets:read |
Báo cáo
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Trang báo cáo | /finance/reports | Mục lục | invoices:read |
| Tuổi nợ | /finance/reports/aging | Phải thu và phải trả theo nhóm tuổi | invoices:read |
| Dòng tiền | /finance/reports/cashflow | Góc nhìn dòng tiền vận hành | invoices:read |
| Doanh thu | /finance/reports/revenue | Doanh thu theo kỳ và theo nhóm | invoices:read |
| Đối chiếu doanh thu | /finance/reports/revenue-reconciliation | Khớp doanh thu đã xuất hoá đơn với sổ cái | accounting:read |
| Biên theo mặt hàng | /finance/reports/sku-margin | Biên lợi nhuận từng mặt hàng | invoices:read |
| Lãi lỗ dự án | /finance/reports/project-pl | Hiệu quả từng dự án | invoices:read |
| Phân bổ chi phí chung | /finance/reports/overhead-allocation | Chi phí gián tiếp được rải thế nào | invoices:read |
Cài đặt và tự động hoá
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Cài đặt Tài chính | /finance/settings | Hành vi của module | finance:admin |
| Cài đặt chi phí | /finance/settings/expenses | Nhóm, hạn mức, quy tắc duyệt | finance:admin |
| Điều khoản thanh toán | /finance/settings/payment-terms | Điều khoản quyết định hạn thanh toán | finance:admin |
| Bảng giá giờ công | /finance/settings/rate-cards | Đơn giá tính phí theo giờ | timesheets:read |
| Nhóm doanh thu | /finance/settings/revenue-categories | Nhóm phân tích doanh thu | finance:admin |
| Trợ lý / quy trình | /finance/automation/agents, /finance/automation/workflows | Trợ lý AI và quy trình duyệt giới hạn trong Tài chính | finance:admin |
Tính năng quan trọng
Tra cứu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Chức năng |
|---|---|
| Tổng quan | Bảng điều khiển Tài chính với KPI phải thu/phải trả, vị thế tiền mặt, tổng quá hạn và biểu đồ doanh thu, số dư tồn đọng. |
| Hóa đơn | Hóa đơn khách hàng (phải thu) — tạo, gửi, PDF, theo dõi trạng thái thanh toán, áp VAT theo dòng, sửa tự do khi còn nháp, truy vết phả hệ qua Chuỗi chứng từ, tạo phiếu ghi có hoặc lời nhắc. |
| Hóa đơn NCC | Hóa đơn nhà cung cấp (phải trả) với vòng đời nháp → nộp → duyệt → lên lịch → đã trả và đối chiếu ba chiều tùy chọn với PO/phiếu nhập. |
| Chi phí | Đề nghị chi phí của nhân viên kèm chụp chứng từ và duyệt nhiều cấp trước khi hoàn trả và ghi sổ. |
| Thanh toán | Bản ghi tiền nhận và trả, liên kết với hóa đơn/hóa đơn NCC nó tất toán, kèm đối chiếu và khớp ngân hàng. |
| Phiếu ghi có | Hoàn tiền và điều chỉnh đảo hoặc giảm một hóa đơn; ghi bút toán đối ứng và điều chỉnh số dư khách hàng. |
| Định kỳ | Tạo hóa đơn theo lịch (hàng tháng/năm) cho thuê bao và các khoản thu lặp lại. |
| Bảng chấm công | Bản ghi thời gian có thể lập hóa đơn được, định giá qua đơn giá thủ công hoặc bảng giá theo hợp đồng lưu sẵn; nguồn cho lập hóa đơn theo thời gian và vật tư. |
| Duyệt chấm công | Hàng đợi duyệt nơi quản lý duyệt bảng chấm công đã nộp trước khi chúng trở thành có thể lập hóa đơn. |
| Tạm ứng | Số dư trả trước của khách hàng rút dần khi công việc được lập hóa đơn, có theo dõi số dư còn lại. |
| Đòi nợ | Bộ máy nhắc thanh toán tự động phân tầng cho công nợ phải thu quá hạn, nhóm theo tuổi nợ. |
| Báo cáo Tài chính | Trung tâm báo cáo: tuổi nợ phải thu/phải trả, dòng tiền, doanh thu, phân tích chi phí và báo cáo thuế/VAT, xuất CSV. |
| Đối chiếu doanh thu | Đối chiếu chéo đơn, hóa đơn và thanh toán để phát hiện thất thoát doanh thu hoặc giao hàng chưa lập hóa đơn. |
Điểm tích hợp
| Kết nối với | Cách dữ liệu luân chuyển |
|---|---|
| Bán hàng | Một đơn bán hàng đã xác nhận có thể tạo hóa đơn nháp với khách hàng và dòng hàng điền sẵn; Chuỗi chứng từ của hóa đơn truy ngược về báo giá và đơn hàng gốc. |
| Kế toán | Mọi hóa đơn, hóa đơn NCC, chi phí và thanh toán tự động ghi bút toán vào sổ cái. |
| Kho | Xuất kho (giao hàng) có thể kích hoạt hóa đơn khách hàng cho hàng đã giao, giữ việc lập hóa đơn gắn với thực hiện. |
| Mua hàng | Hóa đơn nhà cung cấp được tạo từ đơn mua hàng; đối chiếu ba chiều so sánh PO, phiếu nhập và hóa đơn. |
| Tài khoản ngân hàng | Luồng ngân hàng cung cấp giao dịch được khớp với thanh toán để đối chiếu; xem Kế toán để nhập sao kê và đối chiếu. |
| Chấm công | Bảng chấm công đã duyệt, định giá bằng bảng giá theo hợp đồng, chảy vào lập hóa đơn để công việc theo thời gian và vật tư được xuất từ giờ thực tế. |
Trợ lý AI liên quan
| Trợ lý | Chức năng |
|---|---|
| AR Collector | Giám sát hóa đơn quá hạn, đề xuất và gửi đúng lời nhắc đòi nợ, và leo thang công nợ phải thu tồn đọng. |
| AP Manager | Rà soát hóa đơn nhà cung cấp, đánh dấu lệch ba chiều, và lên lịch thanh toán để tối ưu tiền mặt và tránh phí trễ. |
| Expense Auditor | Sàng lọc đề nghị chi phí tìm vi phạm chính sách, trùng lặp và bất thường trước khi duyệt. |
| FP&A Analyst | Phân tích dòng tiền và xu hướng tài chính, tạo ra hiểu biết hướng tới tương lai cho lãnh đạo tài chính. |
Trong hướng dẫn này
Hóa đơn khách hàngHóa đơn nhà cung cấpĐề nghị chi phí + duyệtThanh toán & đối chiếuĐòi nợ (nhắc phân tầng)Lập hóa đơn định kỳ & tạm ứngLập hóa đơn từ chấm công và bảng giá theo hợp đồngCổng duyệt chi tiềnChi tiền cho nhân viênChi trả thuê khoán cá nhân và khấu trừ TNCNQuy trình & ví dụPhân quyền & cài đặtGiới hạn, xử lý sự cố & FAQ