Dữ liệu cá nhân (NĐ 13)
XBuddy ghi dấu và cảnh báo chứ không chặn công việc hằng ngày. Dữ liệu cá nhân được ẩn với người không có quyền, đồng ý được ghi lại, và yêu cầu của chính chủ dữ liệu được theo dõi theo mục tiêu xử lý 72 giờ.
Khi nào dùng
- Khách hàng, ứng viên, lead hoặc nhân viên yêu cầu xuất, xoá hoặc rút đồng ý với dữ liệu của họ.
- Bạn cần biết ai xem được lương, vị trí hay ảnh chấm công và số định danh.
- Bạn chuẩn bị rà soát tuân thủ NĐ 13.
Trước khi bắt đầu
| Mục | Chi tiết |
|---|---|
| Màn hình | Yêu cầu quyền riêng tư được xử lý tại /settings/privacy |
| Quyền | Xử lý yêu cầu cần quyền quản lý quyền riêng tư; khoá cụ thể nằm trong mẫu vai trò của công ty |
| Sổ đồng ý | Đồng ý được ghi tại nơi thu dữ liệu, như trang tuyển dụng và form website |
| Ẩn dữ liệu | Lương và vị trí hay ảnh chấm công bị ẩn với người xem không có quyền; nhân viên luôn thấy dữ liệu của mình |
Ẩn dữ liệu cá nhân vẫn giữ phần nghiệp vụ. Người xem không có quyền thấy trường cá nhân để trống kèm cờ ẩn, còn giờ vào, giờ ra và trạng thái xác thực vẫn hiện để luồng duyệt chạy tiếp.
Các bước
Tiếp nhận yêu cầu
Nhân viên tự gửi yêu cầu từ tài khoản của mình. Với khách hàng, ứng viên và lead liên hệ qua email hoặc điện thoại, người xử lý ghi nhận thay họ và tìm người đó qua tìm kiếm chủ thể quyền riêng tư, chỉ hiện thông tin liên hệ đã che.
Kiểm tra yêu cầu đang mở
Mỗi người chỉ có một yêu cầu đang mở cho mỗi loại. Gửi lại sẽ trả về yêu cầu cũ thay vì tạo bản trùng.
Xử lý trong 72 giờ
Mọi người giữ quyền quản lý quyền riêng tư được báo khi có yêu cầu mới. Hãy xử lý trong 72 giờ.
Hoàn tất yêu cầu
Với xuất dữ liệu, chuẩn bị dữ liệu. Với xoá, người đó được ẩn danh hoá; áp dụng cho ứng viên và liên hệ. Yêu cầu xoá của nhân viên bị từ chối vì nghĩa vụ lưu trữ. Với rút đồng ý, bản ghi đồng ý được cập nhật và việc theo dõi dừng lại.
Số định danh được niêm phong
Số tài khoản ngân hàng, CCCD, hộ chiếu, mã số thuế và định danh người phụ thuộc được mã hoá khi lưu. Màn hình và file xuất chỉ hiện bản che, ví dụ bốn số cuối. Muốn xem số đầy đủ, dùng thao tác hiện số trên hồ sơ nhân viên. Mỗi lần hiện số đều được ghi nhật ký kiểm toán trước; nếu không ghi được nhật ký thì số không được hiện.
Mẹo và lỗi thường gặp
- Đừng gửi email số định danh đầy đủ; dùng bản che trừ khi thật sự cần hiện số.
- Yêu cầu xoá của nhân viên sẽ bị từ chối; hãy giải thích nghĩa vụ lưu trữ cho người yêu cầu.
- Kiểm tra ai giữ quyền xem trước khi mở rộng quyền xem lương hoặc bằng chứng chấm công.