Tài Liệu
Tài Liệu là kho lưu trữ trung tâm cho hồ sơ công ty của XBuddy — đề xuất, chính sách, quy trình, biểu mẫu, hợp đồng đã ký, hóa đơn, và mọi tệp khác mà doanh nghiệp tạo ra. Mọi tệp nằm trong một cây thư mục có kiểm soát quyền, được quản lý phiên bản, mang một mức độ nhạy cảm, và có thể liên kết tới các bản ghi nghiệp vụ cần đến (một Deal, một Nhân viên, một Hợp đồng, một Hóa đơn).
Tài Liệu cũng là lớp lưu trữ bên dưới rất nhiều app khác. Khi bạn tải biên nhận lên một Chi phí, đính thư mời làm việc vào một Nhân viên, hoặc lưu hợp đồng đã ký từ Chữ ký Điện tử, tệp đó thực ra được tạo tại đây — đặt tự động vào một thư mục theo app do module sở hữu quản lý. Bạn hiếm khi cần nghĩ đến điều này; đó chính là thứ khiến “đính tệp vào bất kỳ bản ghi nào” hoạt động nhất quán trên toàn nền tảng.
App này được dùng bởi mọi người lưu trữ hoặc chia sẻ tệp — nhưng đặc biệt là các nhóm vận hành, nhân sự, pháp chế và tài chính quản lý tài liệu nhạy cảm, có phiên bản và có hạn, cũng như mọi app khác cần lưu một tệp đính kèm.
Trước khi bắt đầu
Điều kiện tiên quyết
| Cần có | Vì sao |
|---|---|
| Thư mục | Mức nhạy cảm kế thừa từ thư mục cha, nên chỗ tệp hạ cánh quyết định ai nhìn thấy nó |
| Quy ước mức nhạy cảm | Có bốn mức; “mật” nghĩa là gì với công ty bạn là một quyết định chính sách, không phải một ô cài đặt |
| Còn dung lượng lưu trữ | Mỗi công ty có hạn mức byte; lượt tải lên vượt hạn mức bị từ chối ngay lúc tải |
Quyền
| Quyền | Mở khoá |
|---|---|
documents:read | Duyệt và mở tài liệu |
documents:write | Tải lên, đổi tên, di chuyển |
documents:delete / :restore | Chuyển vào thùng rác và khôi phục |
documents:share | Tạo liên kết chia sẻ |
documents:publish | Xuất bản tài liệu và yêu cầu xác nhận đã đọc |
documents:comment | Bình luận trên tài liệu |
documents:confidential | Thấy tài liệu mức mật |
documents:restricted | Thấy tài liệu mức hạn chế |
documents:export | Xuất dữ liệu |
documents:bulk_ops | Thao tác hàng loạt |
documents:detach | Gỡ tài liệu khỏi một bản ghi |
documents:view_audit | Xem dấu vết truy cập |
documents:admin | Quản trị |
Năm trục quyết định bạn có thấy một tệp hay không
Đây là phần hay gây bất ngờ. Khả năng nhìn thấy không phải một phép kiểm mà là năm, nối bằng AND:
| Trục | Lọc theo gì |
|---|---|
| Tenant | Cách ly schema |
| Công ty | company_id — cách ly schema không phải cách ly công ty |
| Phạm vi dữ liệu | Chủ sở hữu là người tải lên; bậc của bạn là own, team hay all |
| Mức nhạy cảm | public · internal · confidential · restricted — hai mức cuối cần quyền riêng |
| App key | Tệp hạ cánh trong thư mục của một app bị gác bằng quyền ghi/quản trị của chính app đó |
Cùng một tệp hành xử khác nhau trên hai màn hình, và đó là CHỦ ĐÍCH. Trên trang chi tiết một bản ghi, danh sách đính kèm chỉ lọc công ty và mức nhạy cảm — vì trang đó đã kiểm tra bạn mở được dự án hay hoá đơn mà tệp gắn vào. Trong app Tài liệu, đúng tệp ấy lọc cả năm trục.
Nên một đồng nghiệp có projects:read thấy tệp trên trang dự án nhưng không duyệt tới Apps / Projects / <tên dự án> trong Tài liệu được, vì thư mục app đòi projects:write. Không có gì hỏng cả. Hãy kiểm app_key trước khi báo lỗi.
Liên kết chia sẻ đi vòng qua cả năm trục. Nó mang một token, không mang phiên đăng nhập của bạn, và là đường duy nhất một tệp rời khỏi hệ thống phân quyền. Hãy coi việc tạo nó là xuất bản.
Tính năng chính
- Cây thư mục phân cấp với tải lên kéo-thả (PDF, DOCX, XLSX, ảnh, ZIP và nhiều loại khác)
- Thư mục theo app — tệp được tạo bởi module khác (Tài chính, Nhân sự, CRM, Dự án…) tự động rơi vào một vị trí có thể đoán trước, theo từng module
- Lịch sử phiên bản — mỗi lần tải lên giữ lại phiên bản trước, khôi phục bất cứ lúc nào
- Mức độ nhạy cảm (Công khai / Nội bộ / Bảo mật / Hạn chế) kiểm soát ai được thấy sự tồn tại của một tệp, độc lập với quyền thư mục
- Liên kết chia sẻ — liên kết ngoài dựa trên token, có hạn dùng, giới hạn số lần tải, và thu hồi được
- Đính kèm thực thể — gắn cùng một tệp vào bản ghi CRM, Nhân sự, Dự án, Tài chính và mọi loại bản ghi khác, ngay từ trang của bản ghi đó
- Tìm kiếm toàn văn và AI trên tên tệp, nội dung, và thẻ
- Chỉ mục AI (RAG) — tài liệu trở thành thứ AI Copilot và Cơ sở Tri thức của XBuddy có thể tìm kiếm và trả lời
- Hạn mức lưu trữ theo từng công ty, kèm phân tích sử dụng và cảnh báo
- Chia sẻ chi tiết: người dùng nội bộ, vai trò, hoặc liên kết chỉ-xem cho bên ngoài
- Phân quyền cấp thư mục với kế thừa và ghi đè theo từng thư mục
- Giám sát hết hạn — đánh dấu tài liệu (hợp đồng, chứng chỉ) sắp đến ngày hết hạn
- Góc nhìn cá nhân Tệp của tôi và Được chia sẻ với tôi
- AI Hub cho phân loại/insight và Luồng công việc cho định tuyến tự động
Bản đồ màn hình
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Thư viện | /documents | Cây thư mục và danh sách tệp | documents:read |
| Chi tiết tài liệu | /documents/[id] | Phiên bản, bình luận, chia sẻ, bản ghi liên kết | documents:read |
| Tổng quan | /documents/overview | Dung lượng, hoạt động, việc cần chú ý | documents:read |
| Cần đọc | /documents/to-read | Tài liệu đã xuất bản đang chờ bạn xác nhận | documents:read |
| Báo cáo | /documents/reports | Mục lục | documents:write |
| Hoạt động | /documents/reports/activity | Ai đã mở gì | documents:view_audit |
| Theo thư mục / theo người | /documents/reports/by-folder, /documents/reports/by-user | Khối lượng nằm ở đâu | documents:write |
| Hết hạn | /documents/reports/expiry | Tài liệu sắp tới ngày hết hiệu lực | documents:write |
| Lưu trữ | /documents/reports/storage | Mức tiêu thụ hạn mức | documents:write |
| Cài đặt | /documents/settings | Chính sách thư mục, lưu trữ, giá trị mặc định | documents:admin |
| Trợ lý / quy trình | /documents/automation/agents, /documents/automation/workflows | Trợ lý AI và quy trình duyệt | documents:write |
Tính năng quan trọng
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Đường dẫn | Mô tả |
|---|---|---|
| Tổng quan | /documents/overview | Trang đích với số lượng tài liệu, hoạt động gần đây, dung lượng sử dụng, và bảng theo dõi hết hạn làm nổi bật các tệp sắp đến cửa sổ hết hạn. |
| Duyệt | /documents/browse | Trình duyệt cây thư mục chính — tạo thư mục, tải/kéo tệp, gắn thẻ, phân loại, đặt mức nhạy cảm, liên kết thực thể, tạo liên kết chia sẻ, và quản lý truy cập thư mục. |
| Tệp của tôi | /documents/my-files | Góc nhìn cá nhân về tài liệu bạn sở hữu hoặc tải lên, để truy cập nhanh không cần duyệt cả cây. |
| Được chia sẻ với tôi | /documents/shared | Tệp và thư mục mà người dùng hay vai trò khác đã chia sẻ với bạn, kèm mức truy cập được cấp. |
| Báo cáo | /documents/reports | Báo cáo về dung lượng, số lượng tài liệu theo thư mục/danh mục, tiến trình hết hạn, và hoạt động chia sẻ. |
| AI Hub | /documents/ai | Phân loại có AI hỗ trợ, phát hiện trùng lặp, gợi ý dọn tệp cũ, trạng thái lập chỉ mục, và insight tài liệu. |
| Luồng công việc | /documents/workflows | Định tuyến tài liệu tự động — ví dụ tự gắn thẻ khi tải lên, chuyển phê duyệt, thông báo khi hết hạn. |
| Cài đặt | /documents/settings | Cấu hình kích thước tệp tối đa, loại tệp cho phép, giữ phiên bản, mức nhạy cảm mặc định, xem hạn mức lưu trữ, thư mục tải lên mặc định, và ngưỡng cảnh báo hết hạn. |
Điểm tích hợp
| Module | Tài Liệu kết nối thế nào |
|---|---|
| Quản lý Hợp đồng | Phiên bản hợp đồng và bản đã ký được lưu và quản lý phiên bản tại đây, trong một thư mục theo app riêng |
| Chữ ký Điện tử | Gửi tài liệu để ký; PDF đã ký tự lưu lại vào Tài Liệu |
| Phê duyệt | Một tài liệu có thể kích hoạt luồng phê duyệt; trạng thái đồng bộ ngược |
| Cơ sở Tri thức | Bài viết KB có thể đính kèm hoặc liên kết tài liệu hỗ trợ từ kho |
| CRM / Bán hàng | Đề xuất, NDA và bài thuyết trình đính vào Deal và Tài khoản |
| Nhân sự | Thư mời, hợp đồng lao động và chính sách đính vào bản ghi Nhân viên |
| Dự án | SOW, sản phẩm bàn giao và biên bản họp đính vào bản ghi Dự án |
| Tài chính | Biên nhận và chứng từ hỗ trợ đính vào hóa đơn, hóa đơn mua và chi phí |
| AI Copilot | Nội dung tài liệu đã lập chỉ mục tìm kiếm và trả lời được qua câu hỏi ngôn ngữ tự nhiên |
Bất kỳ tệp nào cũng có thể liên kết tới nhiều thực thể cùng lúc. Mở tài liệu → tab Liên kết → Thêm Liên kết để gắn nó vào, ví dụ, cả một Deal và Liên hệ của nó.
AI Agent liên quan
| Agent | Vai trò tại đây |
|---|---|
| Documents Librarian | Phân loại tệp tải lên, phát hiện gần-trùng lặp, đánh dấu tệp cũ và sắp hết hạn, gợi ý thẻ và vị trí thư mục, và hiện trạng thái lập chỉ mục để kho luôn gọn gàng và tìm kiếm được. |