Nhân sự
XBuddy Nhân sự là hệ thống lưu trữ chính về con người của bạn. Nó chứa hồ sơ, hợp đồng, tài liệu và tuyến báo cáo của mọi nhân viên, sau đó bổ sung các quy trình vận hành bên trên — tuyển dụng, hội nhập, thử việc, nghỉ phép, kế hoạch kế nhiệm và ma trận kỹ năng. Một cổng Dịch vụ nhân viên đi kèm (/hr/self-service) mở cho mọi nhân viên đã đăng nhập mà không cần gói riêng, để mọi người tự thao tác trên hồ sơ của mình mà không phải qua Nhân sự.
Vì Nhân sự là nguồn dữ liệu chuẩn về ai làm ở đâu và báo cáo cho ai, nó cung cấp dữ liệu cho hầu hết các ứng dụng khác: Bảng lương lấy hồ sơ, hợp đồng và phép đã duyệt; Theo dõi Thời gian dùng chung tuyến báo cáo đó cho lịch làm việc và bảng phân ca; Cổng tự phục vụ cho phép nhân viên thao tác trên hồ sơ của chính mình; và Hiệu suất gắn chu kỳ đánh giá với ngày vào làm. Trang này hướng dẫn từng tác vụ hằng ngày mà một quản lý nhân sự thực sự thực hiện, từ đầu đến cuối — từ đăng tin tuyển dụng đến quyết toán cuối cùng.
Dữ liệu Nhân sự dẫn dắt Bảng lương và Phạm vi dữ liệu (hiển thị theo nhóm, suy ra từ tuyến báo cáo bạn thiết lập ở Tổ chức). Hãy thiết lập phòng ban, chức danh và tuyến báo cáo trước khi nhập nhân viên để duyệt nghỉ phép và định tuyến bảng lương hoạt động ngay từ ngày đầu.
Chấm công và thiết bị chấm công nằm trong app Theo dõi Thời gian, không nằm ở đây (/time-tracking/attendance). Nhân sự vẫn hiển thị cho mỗi nhân viên tóm tắt chấm công của chính họ trong Dịch vụ nhân viên, và các sự kiện Nhân sự (hết thử việc, gia hạn hợp đồng) vẫn có thể kích hoạt nhắc nhở — nhưng lịch làm việc, duyệt tăng ca và đăng ký thiết bị sinh trắc học được quản lý trong Theo dõi Thời gian. Xem trang Theo dõi Thời gian.
Trước khi bắt đầu
Điều kiện tiên quyết
| Cần có | Vì sao | Ở đâu |
|---|---|---|
| Phòng ban và chức danh | Hồ sơ nhân viên treo vào chúng; sơ đồ tổ chức và cây quản lý dựng từ chúng | /hr/organization, /hr/departments |
| Cây quản lý | Bước duyệt “quản lý”, phạm vi dữ liệu team và sơ đồ tổ chức đều đọc nó | Đặt trên từng nhân viên |
| Loại nghỉ và chính sách | Không thể tích luỹ phép cho một loại chưa tồn tại | /hr/settings/time-off |
| Lịch làm việc | Chấm công so với một lịch; không có lịch thì không có gì để mà “đi muộn” | /hr/settings |
| Tài khoản người dùng cho nhân viên cần đăng nhập | Tự phục vụ, phê duyệt và thông báo nhắm tới user, không phải hồ sơ nhân viên | Cài đặt → Người dùng |
Nhân viên và người dùng là HAI bản ghi khác nhau. Một nhân viên có thể tồn tại mà không có tài khoản đăng nhập — công nhân dùng máy chấm công chung, cộng tác viên. Mọi thứ phải tới được một con người (thông báo, hàng đợi duyệt, tự phục vụ) đều cần tài khoản user đã liên kết. Khi một bước “gửi tới quản lý”, nó gửi tới user của người quản lý đó.
Quyền
| Quyền | Mở khoá |
|---|---|
hr:read | Bàn làm việc HR — tổng quan, tổ chức, báo cáo |
hr:write | Sửa hồ sơ HR |
hr:own | Tự phục vụ — hồ sơ của chính bạn, phiếu lương, đơn từ |
hr:approve | Duyệt các mục HR |
hr:admin | Quản trị và tự động hoá HR |
hr:payroll | Đường nối sang Lương |
hr:manage_documents | Tài liệu nhân sự |
employees:read / :write / :delete / :import | Sổ nhân viên |
leave:read / :request / :approve / :manage | Nghỉ phép, từ xin tới quản trị |
leave:accrual_manage | Quy tắc tích luỹ phép |
attendance:read / :write / :manage / :dispute | Chấm công và điều chỉnh |
probation:read / :write / :approve | Đánh giá thử việc |
recruitment:read / :write / :delete | Tuyển dụng |
onboarding:read / :write | Danh mục nhận việc |
announcements:read / :write | Thông báo công ty |
skills_matrix:read | Khung năng lực và ma trận kỹ năng |
hr:own KHÔNG phải một hr:read thu nhỏ. Chúng là hai cánh cửa khác nhau. hr:own mở hồ sơ của bạn; hr:read mở hồ sơ của công ty. Gần như mọi nhân viên có cái thứ nhất và không nên có cái thứ hai — còn quản lý cần cả hai, vì họ cũng là nhân viên.
Tính năng chính
- Hồ sơ nhân viên — hồ sơ cá nhân, hợp đồng, lương/thuế, học vấn, kỹ năng, lịch sử sự nghiệp và tài liệu, tất cả trên một hồ sơ
- Sơ đồ tổ chức tương tác với phòng ban, chức danh và tuyến báo cáo điều khiển phạm vi dữ liệu theo nhóm
- Tuyển dụng: đề xuất nhu cầu nhân sự, đăng tin, quy trình ứng viên, phiếu đánh giá phỏng vấn và sàng lọc CV bằng AI
- Danh sách hội nhập giao việc cho IT, Nhân sự và quản lý tuyển dụng, kèm bảng điều khiển hoàn thành
- Theo dõi thử việc với mốc 30/60/90 ngày và quyết định xác nhận/gia hạn/kết thúc
- Quản lý nghỉ phép — loại nghỉ cấu hình được, quy tắc tích lũy, duyệt nhiều cấp và trừ lương tự động
- Tài liệu nhân viên kèm cảnh báo hết hạn (hợp đồng, CCCD, chứng chỉ, giấy phép lao động)
- Thông báo toàn công ty và theo phòng ban
- Kế hoạch kế nhiệm và ma trận kỹ năng để phân tích khoảng trống nhân tài
- Khung năng lực gắn chức danh với kỹ năng và mức thành thạo cần có
- Báo cáo số lượng nhân sự, quỹ nghỉ phép, biến động nhân sự và phễu tuyển dụng — kèm xuất CSV
- Trợ lý AI trong AI Hub (HR Ops, Recruiter Copilot) và Workflow cho tự động hóa sự kiện Nhân sự
Bản đồ màn hình
Sổ nhân viên và tổ chức
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Tổng quan | /hr | Nhân sự, việc cần xử lý | hr:read |
| Nhân viên | /hr/employees, /hr/employees/[id], /hr/employees/[id]/edit | Sổ nhân viên | employees:read / :write |
| Thêm mới / nhập hàng loạt | /hr/employees/new; nhập qua nút Nhập trên /hr/employees | Thêm một, hoặc nhiều | employees:write / :import |
| Tổ chức | /hr/organization, /hr/departments | Cơ cấu và phòng ban | hr:read |
| Sơ đồ tổ chức | /hr/org-chart | Cây quản lý, dạng hình | hr:read |
| Biến động nhân sự | /hr/headcount | Biến động theo thời gian | hr:read |
| Thông báo | /hr/announcements | Thông báo toàn công ty | announcements:write |
Nghỉ phép và chấm công
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Nghỉ phép | /hr/leave, /hr/leave/[id], /hr/leave/new | Đơn, số dư, phê duyệt | leave:read |
| Quy tắc tích luỹ | /hr/leave/accrual-rules | Phép được cộng dồn thế nào | leave:accrual_manage |
| Cài đặt nghỉ phép | /hr/settings/time-off | Loại nghỉ và chính sách | hr:admin |
| Vùng chấm công | /hr/settings/attendance-geofences | Được chấm công ở đâu | hr:admin |
Vòng đời nhân viên
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Tuyển dụng | /hr/recruitment, /hr/recruitment/[id] | Vị trí tuyển và pipeline | recruitment:read |
| Ứng viên / đề nghị tuyển | /hr/recruitment/candidates/[id], /hr/recruitment/requisitions/[id] | Con người và đề nghị bổ sung nhân sự | recruitment:read |
| Nhận việc | /hr/onboarding, /hr/onboarding/[checklistId] | Danh mục việc cho từng người mới | hr:read / onboarding:write |
| Mẫu nhận việc | /hr/onboarding/templates/[id] | Danh mục dùng lại được | onboarding:write |
| Thử việc | /hr/probation, /hr/probation/[id] | Đánh giá và kết quả | probation:read |
| Kế nhiệm | /hr/succession, /hr/succession/[id] | Ai có thể thay thế | hr:read |
Năng lực
| Màn hình | Route | Dùng để làm gì | Quyền |
|---|---|---|---|
| Khung năng lực | /hr/competency-framework | Năng lực và các bậc | skills_matrix:read |
| Ma trận kỹ năng | /hr/skills-matrix | Ai có gì, và thiếu gì | skills_matrix:read |
| Nhóm kỹ năng | /hr/settings/skill-categories | Phân nhóm | hr:admin |
Tự phục vụ
Mọi thứ dưới /hr/self-service/* là góc nhìn của chính nhân viên: hồ sơ, phiếu lương, nghỉ phép,
chấm công, đơn từ, chứng nhận, học tập, bảng điểm, kỹ năng, OKR, bài nộp. Nó được gác bằng hr:own và
announcements:read, không phải hr:read — nhân viên không cần quyền vào bàn làm việc HR để dùng.
Báo cáo, cài đặt và tự động hoá
| Màn hình | Route | Quyền |
|---|---|---|
| Báo cáo | /hr/reports | hr:read |
| Cài đặt | /hr/settings | hr:admin |
| Trợ lý / quy trình | /hr/automation/agents, /hr/automation/workflows | hr:admin |
Tính năng quan trọng
Tham chiếu đầy đủ tính năng
| Mục điều hướng | Đường dẫn | Chức năng |
|---|---|---|
| Tổng quan | /hr | Bảng điều khiển Nhân sự với số lượng nhân sự, phép đang nghỉ, mốc thử việc và nhu cầu tuyển dụng đang mở. |
| Thông báo | /hr/announcements | Soạn, chọn đối tượng (tất cả / phòng ban / vai trò), lịch, phát hành và theo dõi đã đọc. Nhân viên đọc tại /hr/self-service/announcements. |
| Tổ chức | /hr/organization | Phòng ban, chức danh và tuyến báo cáo dựng sơ đồ tổ chức và điều khiển phạm vi dữ liệu theo nhóm. |
| Khung năng lực | /hr/competency-framework | Định nghĩa kỹ năng và mức thành thạo mỗi chức danh cần có — mốc chuẩn cho ma trận kỹ năng. |
| Ma trận kỹ năng | /hr/skills-matrix | Bảng nhân viên đối chiếu kỹ năng và mức thành thạo, làm lộ khoảng trống để đào tạo và bố trí nhân sự. |
| Nhân viên | /hr/employees | Danh bạ nhân viên — tạo, nhập, sửa và cho nghỉ việc kèm 17 tab hồ sơ, từ hợp đồng tới tài liệu. |
| Tuyển dụng | /hr/recruitment | Đề xuất nhu cầu nhân sự, đăng tin, quy trình ứng viên, phiếu đánh giá phỏng vấn, sàng lọc AI và chuyển offer thành nhân viên. |
| Hội nhập | /hr/onboarding | Danh sách theo mẫu giao việc tuần đầu cho IT, Nhân sự và quản lý kèm theo dõi tiến độ. |
| Kế nhiệm | /hr/succession | Đối chiếu nhân tài tiềm năng cao với các vị trí then chốt để lập kế hoạch bao phủ. |
| Quản lý nghỉ phép | /hr/leave | Loại nghỉ, số dư, hàng chờ yêu cầu và duyệt nhiều cấp; đồng bộ sang trừ lương. |
| Quy tắc tích lũy phép | /hr/leave/accrual-rules | Logic tích lũy có thể cấu hình — cấp theo tháng/năm, bậc thâm niên và giới hạn chuyển tiếp theo từng loại nghỉ. |
| Thử việc | /hr/probation | Theo dõi mốc thử việc 30/60/90 ngày và ghi nhận kết quả đánh giá. |
| Báo cáo | /hr/reports | Báo cáo số lượng nhân sự, quỹ nghỉ phép, biến động nhân sự và phễu tuyển dụng kèm xuất CSV. |
| AI Hub | /hr/automation/agents | Điểm vào để chạy và xem lại các AI agent Nhân sự trên dữ liệu nhân viên, tuyển dụng và nghỉ phép. |
| Quy trình tự động | /hr/automation/workflows | Quy tắc tự động cho sự kiện Nhân sự (nhân viên mới, hết thử việc, hết hạn hợp đồng) tạo việc và thông báo. |
| Cài đặt | /hr/settings | Cấu hình module Nhân sự — loại nghỉ, chuỗi duyệt, bật/tắt tính năng, vai trò và phạm vi dữ liệu. |
Dịch vụ nhân viên (tự phục vụ, /hr/self-service)
Mở cho mọi nhân viên đã đăng nhập, không phụ thuộc vào việc có gói module Nhân sự hay không:
| Mục điều hướng | Đường dẫn | Chức năng |
|---|---|---|
| Yêu cầu của tôi | /hr/self-service/requests | Gửi và theo dõi yêu cầu nội bộ (nghỉ phép, CNTT, mua sắm và mọi loại yêu cầu khác đã cấu hình) — không giới hạn ở Nhân sự. |
| Tổng quan | /hr/self-service | Bảng điều khiển cá nhân — yêu cầu đang chờ, số dư nghỉ phép và liên kết nhanh. |
| Phép của tôi | /hr/self-service/leave | Gửi yêu cầu nghỉ phép và xem số dư, lịch sử và trạng thái duyệt. |
| Phiếu lương của tôi | /hr/self-service/payslips | Xem và tải phiếu lương đã phát hành. |
| Chấm công của tôi | /hr/self-service/attendance | Xem chỉ đọc chấm công của chính nhân viên, được ghi nhận trong Theo dõi Thời gian. |
| OKR của tôi | /hr/self-service/my-okrs | Mục tiêu và kết quả then chốt của chính nhân viên. |
| Học tập của tôi | /hr/self-service/learning | Khóa học LMS được giao và khả dụng. |
| Đăng ký của tôi | /hr/self-service/submissions | Trạng thái các biểu mẫu và yêu cầu đã gửi trước đó. |
| Bảng điểm của tôi | /hr/self-service/transcript | Lịch sử đào tạo đã hoàn thành. |
| Kỹ năng của tôi | /hr/self-service/skills | Kỹ năng tự khai so với khung năng lực. |
| Tài liệu của tôi | /hr/self-service/documents | Hợp đồng, CCCD và chứng chỉ của chính nhân viên. |
| Chứng chỉ của tôi | /hr/self-service/my-certificates | Chứng chỉ đào tạo/LMS đã đạt được. |
| Xác minh chứng chỉ | /hr/self-service/certificate | Xác minh một chứng chỉ theo mã tham chiếu. |
| Hồ sơ của tôi | /hr/self-service/profile | Thông tin cá nhân nhân viên có thể tự cập nhật. |
Điểm tích hợp
| Tích hợp với | Cách thức |
|---|---|
| Theo dõi Thời gian | Sở hữu chấm công, lịch làm việc, duyệt tăng ca và thiết bị sinh trắc học/thẻ cho cùng tuyến báo cáo mà Nhân sự định nghĩa; chấm công của chính nhân viên vẫn hiện chỉ đọc trong Dịch vụ nhân viên. |
| Bảng lương | Hồ sơ nhân viên, hợp đồng và phép đã duyệt cung cấp cho kỳ lương; phép được cấu hình trừ lương tự động giảm lương đúng kỳ. |
| Cổng tự phục vụ | Nhân viên gửi phép, xem phiếu lương, kiểm tra chấm công và cập nhật hồ sơ mà không cần Nhân sự. |
| Hiệu suất | Chu kỳ đánh giá và mục tiêu kết thúc thử việc gắn với mốc ngày vào làm. |
| Lịch | Phép đã duyệt và ngày lễ hiện trên lịch nhóm và công ty. |
| Tài chính | Số lượng nhân sự và chi phí lương gắn vào ngân sách phòng ban. |
| LMS / Đào tạo | Khoảng trống trong ma trận kỹ năng so với khung năng lực gợi ý khóa đào tạo để lấp đầy. |
AI agent liên quan
| Agent | Chức năng |
|---|---|
| HR Ops | Giám sát quy trình Nhân sự — đánh giá thử việc, gia hạn hợp đồng, bất thường nghỉ phép, rủi ro nghỉ việc — và đề xuất việc cho đội Nhân sự. |
| Recruiter Copilot | Sàng lọc sơ bộ ứng viên, xếp hạng theo độ phù hợp, soạn việc lên lịch phỏng vấn và gắn cờ đơn ứng tuyển im lặng lâu để tăng tốc quy trình tuyển dụng. |